Utlägg och kontantuttag

Ibland kan du behöva betala kontant om en handlare (kiosk, taxi osv.) inte accepterar kortbetalning. Den här artikeln behandlar:

• Hur du kvittar balansen från ett kontantuttag genom att skapa en utlägg

• Hur du hanterar växelkursfluktuationer

• Hur du redovisar en avgift vid ett kontantuttag

• Manuella ersättningar när en anställd har tagit ut kontanter

Hur du kvittar balansen från ett kontantuttag genom att skapa en utlägg

1. När du tar ut kontanter med ditt Pleo-kort påverkar det ditt medaretarens saldo. Kontantbeloppet registreras som pengar som du är skyldig ditt företag. Det ser ut så här:

   
   

   

   
   

   Och detta är vad en administratör (eller redovisningskonsult) kommer att se i sin vy (från Utlägg-menyn under fältet Utestående):

2. För att balansera ut detta, kvitta balansen så att du inte längre är skyldig ditt företag, ska du skapa en utlägg. Så här ser du ut när du har skickat in en utlägg:
   
   

   

   
   
   

   
   

   Vyn för en administratör (eller redovisningskonsult) uppdateras också automatiskt när du skickar in en utlägg. Detta är vad de kommer se om de går till Utlägg-menyn under fältet Genomförd):

   I exemplet som visas på bilderna matchar utlägg på 100 kronor kontantuttaget perfekt, vilket innebär att saldot är noll. Du behöver dock inte skapa en "perfekt" utlägg på det här sättet. Det är helt okej att skicka in flera utlägg, om du till exempel spenderade lite av kontanterna i en taxi, lite i en affär osv.

Hur du tar hänsyn till växelkursfluktuationer

När du tar ut kontanter i utländsk valuta konverteras beloppet så snart uttaget är godkänt (vanligtvis inom 24 timmar). Under de följande dagarna spenderar du kontanterna, men under tiden har valutakursen fluktuerat.

• Det enklaste sättet att ta hänsyn till detta är att lägga in en extra utlägg som motsvarar skillnaden. Hoppa över att lägga till kvittot och ange "Konverteringskorrigering" i fältet där du normalt anger en butik eller handlare.
  
  

• Om skillnaden är positiv (t.e.x. om det ser ut som att du spenderat 87 kronor snarare än 85 kronor) kan en administratör (eller en redovisningskonsult med extra behörighet) lösa skillnaden genom att klicka på "Kvitta saldo" och välja "Annat" som återbetalningsmetod.

Hur du redovisar en avgift vid ett kontantuttag

Om det medföljer en avgift vid en kontantuttag ska du skapa en separat utlägg för den avgiften och ladda upp en bild av uttagskvittot. Ange "bankomatavgift" i stället för butik eller handlare.

Manuella ersättningar när en anställd har tagit ut kontanter

Om en anställd antingen har tagit ut kontanter eller markerat en utgift som personlig ändras de manuella ersättningsalternativen. En administratör eller bokhållare måste betala hela den anställdes medaretarens saldo (i stället för att välja utlägg).

Detta beror på en nuvarande begränsning från Pleos sida. Vänligen håll dig uppdaterad för framtida uppdateringar! När en anställds tidigare utlägg har exporterats och stämts av i ditt bokföringssystem kommer deras saldo att återställas i Pleo, och det kommer att vara möjligt att manuellt välja specifika utgifter för ersättning igen (som här):