Fetch: integritet och säkerhet

Pleo kan hjälpa dig att bifoga onlinekvitton på ett enkelt sätt – direkt från inkorgen. För att det ska fungera måste vi ansluta direkt till ditt emailkonto och det är inget som vi tar lättvindigt. Den här artikeln beskriver säkerhets- och integritetsaspekterna rörande den här integrationen och rundar av med hur du konfigurerar Fetch.

Våra ansträngningar för att garantera säkerheten hos vår infrastruktur

Pleo-programmet och dess externa infrastruktur utvärderas regelbundet för att säkerställa att de striktaste branschstandarderna används hela tiden. Det här inkluderar intrångstester och externa utvärderingar för att identifiera svaga områden.

Pleo är också PCI-DSS-certifierad och måste därför följa alla krav från PCI Security Standards Council.

Några vanliga frågor

Hur garanterar vi att datasäkerhetslagar efterlevs? 

Pleo kan bara använda användardata för att hämta email automatiskt om vi har fått uttryckligt samtycke. Kommunikationer är krypterade från enhet till enhet och email analyseras för att hämta kvitton men ses aldrig av en människa.

Vi bearbetar inte personuppgifter under en längre tid än vad som krävs för att uppnå syftet med bearbetningen och kunddata bearbetas aldrig i andra syften än de som beskrivs i vår integritetspolicy. När det gäller kvittohämtare i email kan dessa analysera personuppgifter men inte lagra eller hålla kvar dessa på våra servrar.

Kom ihåg att Pleo-användaren måste logga in på sitt emailkonto för att aktivera systemet och bevilja de behörigheter som emailleverantören kräver för att kunna utföra tjänsten.

Vilka data hämtar vi från din inkorg?
Enbart kvitton. Beroende på formatet som kvitton skickas i, hämtar vi antingen bilagan från ett email (t.ex. när en faktura är bifogad som en PDF-fil), eller så konverterar vi texten i emailet till en PDF-fil och hämtar den.

Email som liknar ett kvitto
Vi har utvecklat en motor som snabbt avgör om ditt email är eller innehåller ett kvitto. Det fungera oftast ganska bra men det finns en möjlighet att motorn hittar ett dokument som ser ut som ett kvitto men är något annat. Det kan till exempel vara fraktinformation. I det här fallet laddar motorn fortfarande upp kvittot till Pleo, men du kan enkelt ta bort det i appen.
Observera att ett par saker måste stämma innan vi hämtar ett kvitto. Till exempel måste kvittot innehålla namnet på köpstället och det exakta köpbeloppet. På det här sättet ser vi till att vi aldrig hämtar helt orelaterade email.

Sparar vi dina email i vår databas?
Nej det gör vi inte. Det enda som vi sparar i vår databas är det faktiska kvittot som också laddas upp i Pleo. Kvitton som vi skannar längs vägen eller annan information från din inkorg sparas inte.

Kommer mina vanliga email att ses av människor?
Nej det händer inte. För det första är det något som vi aldrig skulle vara bekväma med, med det är också i direkt strid med emailleverantörens villkor för integrationer.

Kan jag återkalla åtkomsten till min inkorg?
Ja det kan du – när som helst. Du kan återkalla Pleos åtkomst till din inkorg när som helst. Du kan antingen göra det i Pleos mobilapp (leta efter Funktioner i inställningarna) eller genom emailleverantörens administratörsinställningar.

Var kan jag rapportera en säkerhetsrisk som jag har stöt på?
Om du trots allt skulle stöta på en säkerhetsrisk kan du rapportera den här. Vi behandlar alla inkommande rapporter med högsta prioritet.

Vem har tillgång till min kvittoinkorg?

När Fetch hittar ett kvitto som kan vara en matchning till en utgift, men Fetch inte är säker på matchningen, skickas kvittot till din kvittoinkorg i Pleo. Kvittoinkorgen är privat och bara du kan se kvitton i din inkorg. Bara när du manuellt lägger till kvittot från kvittoinkorgen till en utgift kommer din ekonomiavdelning att kunna se kvittot. Alla kvitton i kvittoinkorgen raderas automatiskt efter 30 dagar. Du kan också radera irrelevanta kvitton manuellt. Läs mer om hur du bifogar kvitton från kvittoinkorgen.

Är du redo att fortsätta?

Läs mer om hur du konfigurerar Fetch.