Upgraden naar de tweede versie van de Exact Online-integratie

Overzicht

Verbeteringen in de nieuwe integratie

• Exporteren

  • Aanschaf en bankitems worden automatisch afgeletterd
  • Facturen en externe declaraties exporteren wordt nu ondersteund
  • Uitgaven uit een gesloten financiële periode exporteren. Aangepaste perioden in Exact Online worden ook ondersteund
  • Het beschrijvingsveld op Exact Online wordt nu gevuld met informatie over de leverancier, Pleo-gebruiker en een opmerking
• Labels synchroniseren
  • Projecten worden nu ondersteund en kunnen worden gesynchroniseerd met labels in Pleo
  • Inactieve (verlopen) kostencentra en kostendragers worden niet geïmporteerd in Pleo
• Belasting synchroniseren
  • Inactieve (verlopen) belastingcodes worden niet in Pleo geïmporteerd

Handig om te weten: je hebt een apart Exact Online-gebruikersaccount nodig voor elk Exact Online-bedrijf dat je aan Pleo koppelt

Verbinding

1. Klik in Exact Online op de momenteel actieve bedrijfsnaam (linksboven)
2. Selecteer het bedrijf uit de lijst dat je wilt koppelen aan Pleo
3. Ga in Pleo naar Boekhoudingsinstellingen
4. Maak screenshots van de bestaande configuraties op het tabblad Instellingen (logboeken, accounts en leveranciers)
5. Klik op Verbinding verbreken
6. Ga in Pleo naar Instellingen
7. Klik op Boekhouding
8. Zoek Exact Online (nieuw)
9. Selecteer de integratie Exact Online (nieuw) 
10. Klik op Verbinden
11. Geef de integratie toegang tot je Exact Online-account
    Opmerking: we raden aan om toegang te geven tot alle huidige en toekomstige bedrijven om problemen met het koppelen van meerdere Exact Online-bedrijven aan Pleo te voorkomen
    

Configuratie

Selecteer het Exact Online-bedrijf dat je aan Pleo wilt koppelen en klik op Instellingen opslaan. 

Boekhoudconfiguratie

Omdat je de vorige versie van de Exact Online-integratie gebruikte, moet je de bestaande logboeken gebruiken en toewijzen aan de nieuwe logboekconfiguratie.

Pleo-banklogboek 

Hoofdbanklogboek dat wordt gebruikt voor het vastleggen van betalingsitems vanuit je Pleo wallet. Gebruik en wijs het bestaande Pleo-banklogboek toe.

Logboek voor uitgaven en aankopen 

Leg aanschafitems vast voor kaartuitgaven en facturen. Gebruik en wijs het bestaande Pleo-aanschaflogboek toe. 

Zorg er daarnaast voor dat de valuta-instellingen zijn ingeschakeld voor dit logboek in Exact Online:

1. Klik in Exact Online op de bedrijfsnaam (linksboven)
2. Ga onder Huidig bedrijf beheren naar Hoofdgegevens
3. Klik in het financiële gedeelte op het logboek 
4. Selecteer onder Valuta Variabele: valuta en Variabele: wisselkoers 
5. Klik op Opslaan

Logboek voor zelf voorgeschoten aankopen 

Leg aanschafitems voor zelf voorgeschoten uitgaven vast. Dit kan hetzelfde logboek zijn als het logboek voor uitgaven en aankopen. 

Om zelf voorgeschoten uitgaven en kaartaankopen in aparte logboeken op te nemen, maak je het logboek voor zelf voorgeschoten aankopen in Exact Online:

1. Klik op de bedrijfsnaam (linksboven)
2. Selecteer Hoofdgegevens in het keuzelijstmenu
3. Kies Logboeken op de pagina met het gegevensoverzicht
4. Klik op Nieuw 
5. Voer een unieke logboekcode en een logboeknaam in
6. Stel logboektype in op Aanschaf
7. Selecteer een account voor rekeningen te betalen onder grootboekrekening 
8. Schakel onder Valuta Variabele: valuta en Variabele: wisselkoers in
9. Klik op Opslaan

Tijdelijk banklogboek 

Leg declaraties vast die buiten Pleo zijn gemaakt. Je hebt dit logboek nodig als je gebruikmaakt van zelf voorgeschoten uitgaven en declaraties. Zo maak je er een:

1. Navigeer in Exact Online naar Financieel
2. Ga naar Bankieren en contant geld en selecteer Overzicht onder Bankrekeningen
3. Klik op de pagina Bankrekeningen op Nieuw
4. Voer een willekeurig nummer in het veld Bankrekeningnummer in (dit heeft nergens invloed op) 
5. Het logboek een naam geven
6. Kies onder Geavanceerde opties de valuta. Zorg ervoor dat de geselecteerde valuta overeenkomt met de valuta voor je Pleo wallet
7. Klik op Opslaan

Standaard leveranciersrekening 

Algemene leveranciersrekening waarop al je Pleo-uitgaven in Exact Online worden geboekt. Gebruik en wijs de bestaande leveranciersrekening van Pleo hier toe. 

Configuratie exporteren

• Datumaanpassing gesloten periode: helpt je om uitgaven te exporteren die bij gesloten boekhoudperiodes in Exact Online horen. Als dit is ingeschakeld, worden ze geëxporteerd met de datum van vandaag.
• Bijlagen exporteren: als dit is ingeschakeld, worden bonnetjes en andere bijlagen geëxporteerd naar Exact Online.

Labels en labelgroepen

Selecteer de dimensies uit Exact Online die je wilt synchroniseren met labels in Pleo.

Categorieën

Ga naar de pagina met categorieën en controleer of de rekeningnummers en belastingcodes er staan. 

Handig om te weten: als je in plaats van rekeningnummers interne account-ID's ziet, verwijder je de ID en vervang je deze door een echt rekeningnummer

Een uitgave exporteren

Nadat je de integratie hebt ingesteld, is het belangrijk om een uitgave te exporteren om te zien of de integratie correct is geconfigureerd.