Virtuele abonnementskaarten bieden de finance- en inkoopafdeling inzicht in abonnementen en digitale services. Betalingen kunnen hierdoor eenvoudig worden gecentraliseerd. Ook kunnen per leverancier of groep leveranciers betaallimieten worden toegevoegd.
Dit artikel gaat over:
Deze functie is toegankelijk als onderdeel van het Advanced-abonnement. Bekijk hier waar je je abonnement kunt aanpassen.
Een virtuele abonnementskaart maken
Volg de instructies om je virtuele abonnementskaart te maken:
In het linkermenu, klik op Abonnementskaarten.
Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op de knop Maak abonnementskaart.
Voer een kaartnaam in. Bijvoorbeeld Marketingabonnementen.
Selecteer de kaarteigenaar.
Selecteer de kaartlimiet (geen limiet, wekelijks of maandelijks) en het maximale bedrag.
Optioneel: Voeg een leveranciersblokkade toe - wat betekent dat alleen transacties van leveranciers binnen de leverancierslijst zijn toegestaan
Klik op abonnementskaart maken.
Handig om te weten
Alleen beheerders kunnen virtuele abonnementskaarten maken en bewerken.
De kaartgegevens zijn alleen zichtbaar voor de kaarteigenaar.
Virtuele verkoopkaarten vereisen altijd een eigenaar die aan de kaart is toegewezen.
Een virtuele abonnementskaart bewerken
Volg de instructies om je virtuele abonnementskaart te bewerken:
Klik in het linkermenu op Abonnementskaarten.
Zoek en klik op de relevante kaart in de lijst met beschikbare abonnementskaarten.
In het pop-upvenster voor kaartbeheer kun je de naam, eigenaar en limieten van de kaart bewerken. Hier kun je ook de kaart bevriezen en de kaartactiviteit controleren.
Handig om te weten
In de activiteitenfeed zie je een volledige audit trail van de kaartgeschiedenis, inclusief transacties, wanneer en door wie voor het laatst bewerkingen zijn uitgevoerd en de eigenaar van de kaart.
Standaardlabels
Om terugkerende uitgaven nog eenvoudiger te maken, kun je voor elke virtuele abonnementskaart een standaardcategorie, label en team instellen. Deze worden vervolgens toegepast op elke gemaakte uitgave.
Kaarteigenaren kunnen de regels zien die zijn ingesteld op de Mijn kaarten-pagina.
Een eigenaar van een virtuele abonnementskaart verwijderen
Een van de voordelen van virtuele abonnementskaarten is dat je zakelijke uitgaven duidelijk kunt scheiden van werknemersuitgaven. Wanneer een werknemer vertrekt, kun je de uitgavenlimieten aanpassen of de kaarthouders wijzigen zonder abonnementen of campagnes te annuleren.
Het verwijderingsproces is bijna exact hetzelfde als in dit artikel: Hoe je gebruikers kunt uitnodigen en verwijderen in Pleo. Het belangrijkste verschil is dat voordat je een gebruiker verwijdert die eigenaar is van een virtuele abonnementskaart, je wordt gevraagd om het eigendom van de kaart opnieuw toe te wijzen (omdat de kaart altijd een eigenaar nodig heeft) of dat je wilt dat de kaart wordt verwijderd.
Limieten van buitenlandse valuta
Als je je uitgaven wilt beheren in een andere valuta dan de valuta van je wallet, kun je voor die valuta een specifieke kaartlimiet instellen.
Bijvoorbeeld, je hebt een abonnementskaart met de naam "Marketingabonnementen" voor een maandabonnement van 250 EUR. Door een kaartlimiet in te stellen van 300 EUR in plaats van de dollar-equivalentie, wordt je maandelijkse uitgave van 250 EUR weergegeven als een verhouding van 250/300 EUR. Dit maakt het eenvoudiger om eventuele variaties in uitgaven te herkennen.
Handig om te weten
Het is belangrijk om te weten dat, ook al is de limiet van de kaart in een andere valuta, de valuta van je wallet (waar het geld vandaan komt) ongewijzigd blijft. Dus stel dat je een aanschaf doet van 100 EUR met een USD-wallet, wordt het bedrag omgezet naar USD, voordat het wordt afgetrokken.
Om de nauwkeurigheid te garanderen, updaten we het equivalent van de limiet in vreemde valuta wekelijks naar de valuta van je wallet. Als je bijvoorbeeld een limiet van 100 USD hebt ingesteld, kan deze de ene week 92 EUR waard zijn en de volgende week worden bijgewerkt naar 93 EUR. Dit systeem houdt nauwkeurig bij hoeveel saldo er nog beschikbaar is voor uitgaven op die kaart, zelfs als er verschillende valuta's zijn tussen de limiet en je wallet.
Verwante artikelen
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren