Le Carte fornitori virtuali permettono responsabili Finanza e Acquisti di ottenere controllo e visibilità sugli abbonamenti e i servizi digitali, permettendoti di centralizzare e limitare i pagamenti a uno o a un gruppo di fornitori.
Questo articolo spiega:
Questa funzionalità è inclusa nel piano di abbonamento Advanced. Vedi come puoi modificare il tuo piano qui.
Come creare una carta fornitori virtuale
Per creare la tua carta fornitori virtuale segui le istruzioni qui sotto:
Nel menu a sinistra, clicca su Carte fornitori.
Nella pagina, in alto a destra, clicca sul pulsante Crea carta fornitori.
Inserisci il nome della carta (ad esempio, Abbonamenti marketing).
Seleziona il proprietario della carta.
Seleziona il limite della carta (nessun limite, settimanale o mensile) e l'importo dello stesso.
Opzionale: Aggiungi un blocco fornitore per consentire unicamente le transazioni a favore dei soli fornitori configurati all'interno del blocco fornitore.
Clicca su Crea carta fornitori.
Informazioni utili
Solo gli amministratori possono creare e modificare le carte fornitori virtuali.
I dettagli della carta sono visibili solo al proprietario della stessa.
Le carte fornitori virtuali hanno sempre bisogno di un proprietario assegnato alla carta.
Come modificare una carta fornitori virtuale
Per modificare la tua carta fornitori virtuale segui le istruzioni qui sotto:
Nel menu a sinistra, clicca su Carte fornitori.
Individua e fai clic sulla carta in questione dall'elenco di Carte fornitori disponibili.
Nella finestra di gestione della carta puoi modificare il nome della carta, il proprietario e i limiti. Puoi anche congelare la carta e controllarne l'attività.
Informazioni utili
Nella scheda delle attività puoi vedere un registro completo dello storico delle carte, incluse le transazioni, chi/quando l'ha modificata l'ultima volta e il nome del proprietario.
Tag predefinito
Per rendere le spese ricorrenti ancora più semplici, puoi impostare una categoria predefinita, un tag e un team per ogni carta fornitori virtuale, che verranno poi assegnati automaticamente per ogni spesa effettuata.
I proprietari delle carte possono vedere le configurazioni impostate nella pagina Le mie carte.
Eliminare il proprietario di una carta fornitori virtuale
Uno dei vantaggi delle carte fornitori virtuali è la possibilità di separare chiaramente le spese aziendali da quelle dei dipendenti. Quando un dipendente lascia l'azienda, puoi modificare i limiti di spesa o cambiare i titolari delle carte senza cancellare gli abbonamenti o le campagne.
Il processo di eliminazione è quasi identico a quello all'interno di questo articolo: Come invitare e cancellare utenti in Pleo. La differenza principale è che prima di eliminare un utente che è proprietario di una carta fornitori virtuale ti verrà chiesto di riassegnare il titolare della carta (dato che la carta ha sempre bisogno di un proprietario) o se desideri che la carta venga cancellata.
Limiti in valuta straniera
Se stai pensando di gestire le spese in una valuta diversa da quella del Wallet di Pleo, hai l'opzione di impostare un limite specifico della carta in quella valuta.
Ad esempio, supponiamo che tu abbia creato una carta fornitori chiamata "Abbonamenti marketing" per pagare un abbonamento mensile di 250 dollari americani. Impostando un limite della carta di 300 dollari, invece dell'equivalente in euro, la tua spesa mensile di 250 dollari apparirà come un rapporto di 250/300 dollari. Questo renderà più facile identificare rapidamente eventuali variazioni nella spesa.
Informazioni utili
È importante notare che anche se il limite della carta è in una valuta diversa, la valuta del tuo Wallet (da cui proviene il denaro) rimane invariata. Ad esempio, se effettui un acquisto di 100 dollari utilizzando un portafoglio in euro, l'importo verrà convertito in EUR prima di essere dedotto.
Per garantire la migliore accuratezza, aggiorniamo l'equivalente del limite di valuta estera nella valuta del tuo Wallet su base settimanale. Ad esempio, se hai impostato un limite di 100 dollari, una settimana potrebbe valere 92 dollari e la settimana successiva potrebbe essere aggiornato a 93 dollari. Questo sistema mantiene un registro accurato dei fondi rimanenti disponibili per la spesa su quella carta, anche quando si tratta di valute diverse tra il limite e il tuo Wallet.
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