Come creare team e revisori e rivedere le spese

In questo articolo scoprirai:


Creazione di team e configurazione dei revisori

Crea team e configura un processo di revisione della spesa con revisione del team e revisione aziendale.

Il nostro processo di revisione a più fasi ti consente di configurare due processi di revisione diversi, da due aree aziendali diverse. Questi revisori possono approvare, richiedere ulteriori dettagli e negare le spese, permettendoti di sentirti in controllo delle spese aziendali.

Revisori del team

Creare dei team è utile se vuoi separare i diversi membri in base ai relativi reparti e revisionare le spese dei singoli team all'interno di Pleo.

In qualità di Amministratore o Commercialista con accesso esteso, puoi configurare una soglia che attivi un processo di revisione per qualsiasi spesa rientri in quella soglia. La spesa segnalata verrà evidenziata al revisore di quel team specifico affinché la valuti.

Segui questi passaggi:

  1. Vai a Utenti sul menu di sinistra dall'app Web di Pleo.

  2. Fai clic su Team.

  3. Fai clic su Crea team. Quando crei un team puoi assegnargli un nome e un codice.

  4. Fai clic su Aggiungi revisore e scegline uno o più di uno che rivedano e approvino le spese dei team. I revisori possono inoltre impostare e monitorare i limiti di spesa, bloccare e sbloccare le carte.

  5. Scegli i limiti minimi e massimi di revisione relativi alle carte e alle spese Pocket. Queste sono le tue soglie di revisione.

  6. Se necessario puoi impostare soglie diverse per ciascun revisore. Nell'esempio riportato di seguito, Angela è il revisore per tutte le spese fino a 99 EUR e Adam si occupa delle spese superiori a 100 EUR.

Revisori aziendali

Un Amministratore o qualsiasi Commercialista può configurare una soglia per i revisori aziendali. Questo attiverà un processo di revisione per ogni spesa che rientri in quella soglia. Queste spese segnalate saranno evidenziate al revisore aziendale affinché le valuti. La revisione aziendale lavora insieme a quella del team per dare alla tua azienda un processo di revisione a fasi multiple.

Segui questi passaggi:

  1. Vai a Impostazioni sul menu di sinistra.

  2. Fai clic su Rivedi.

  3. Nella parte superiore della pagina, attiva l'interruttore revisione aziendale.

  4. Sotto, imposta la soglia di revisione aziendale per tutte le spese.

  5. Successivamente, aggiungi tutti i revisori aziendali dall'elenco a discesa.


Come rivedere le spese

Con il processo di revisione a fasi multiple, la revisione non è mai stata così semplice. Adesso puoi gestire le spese che potrebbero richiedere un'attenzione speciale.

Per prima cosa dovrai andare su Spesee poi selezionare la scheda Revisione.



Da qui, un revisore può contrassegnare una spesa dall'elenco come OK, Non OK o Necessita di dettagli.




Informazioni utili: puoi contrassegnare fino a 25 spese allo stesso tempo come OK , selezionandole e facendo clic su OK.

Se una spesa è contrassegnata come Non OK, viene inviata in automatico una notifica push a quel membro così che intraprenda l'azione necessaria. Se hai Pleo Pocket configurato, il membro del team può scegliere di contrassegnare questa spesa come "personale", il che detrarrà l'importo dal suo saldo Pocket.

Se la spesa di un membro è contrassegnata come Necessita di dettagli, il membro riceverà una notifica di aggiungere i dettagli necessari e premere "Fatto". Il revisore potrà poi finalizzare la revisione delle spese.

Nota: 

  • il processo è lo stesso per i revisori del team e quelli aziendali. Tuttavia, in qualità di revisore aziendale potrai visualizzare lo stato della revisione di una  spesa con carta proprio sulla pagina dell'esportazione, così come su quella della spesa.  Per le spese Pocket, i revisori aziendali possono solamente revisionare dalla pagina Spese.

  • Tutti gli amministratori possono visualizzare la revisione aziendale delle spese, ma solo quelli configurati come revisori aziendali saranno informati esplicitamente di rivedere le spese.


Domande frequenti

Chi può essere un revisore?

  • Revisore del team - Chiunque tu scelga che sia utente Pleo

  • Revisore aziendale - Un amministratore o un commercialista

Cosa può fare un revisore del team all'interno di Pleo?

  • Impostare i limiti di spesa relativi ai membri dei team

  • Gestione delle carte: attivare/disattivare le carte per conto dei membri dei team

  • Panoramica in tempo reale delle spese dei team

  • Verificare le spese effettuate dai membri dei rispettivi team

E se il revisore del team è anche quello aziendale, come gestiamo la situazione?

  • Quando verrà completata la revisione, questa conterà sia come revisione del team che aziendale.

È possibile avere più revisori in più team? 

  • È possibile essere membri di un solo team.

  • Ma un singolo team può avere più revisori

  • e un revisore può revisionare più team nello stesso momento.

I revisori possono rivedere le proprie spese?

  • No, non potranno rivedere le proprie spese.

  • Tuttavia, qualcuno che è revisore per un team (ad es., Team 1) può essere membro anche di un altro (Team 2). In questo caso, le spese sarebbero verificate dai revisori del Team 2.

I revisori ricevono notifiche in tempo reale?

  • Ogni spesa che rientra nella soglia prestabilita apparirà subito nel feed delle revisioni dei revisori sia nella versione Web che nella versione mobile di Pleo.

  • In caso di soglie distinte, sarà obbligatoria una sola revisione, ma tutti i revisori vedranno le spese nel proprio feed.

Posso abilitare la revisione aziendale e del team allo stesso tempo?

  • Puoi abitale sia la revisione aziendale che quella del team, ma non sono passaggi sequenziali, ovvero, puoi abilitare entrambi i passaggi o solo uno. Nessun passaggio di revisione deve essere completato prima dell'altro. La scelta sta a te e alle necessità del tuo business.

  • Vale la pena notare che, quando si configurano sia la revisione del team che quella aziendale, significherà che le spese Pocket saranno rimborsate solamente dopo che entrambi questi due livelli di approvazioni sono stati completati.

E se il revisore del team e quello aziendale rivedono la stessa spesa diversamente?

  • Di seguito puoi vedere lo stato finale di ogni combinazione di revisione possibile.


Non riesci a vedere l'opzione revisori?

Scopri se il tuo piano ti dà accesso a questa funzionalità:

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