Les cartes de fournisseur virtuelles permettent aux services financiers et aux achats de mieux contrôler et visualiser les abonnements et services numériques, en autorisant la centralisation et la limitation des paiements à un seul fournisseur ou à un groupe de fournisseurs.
Cet article aborde:
Cette fonctionnalité est accessible dans le cadre du plan d'abonnement Avancé. Consultez l'endroit où vous pouvez ajuster votre plan ici.
Comment créer une carte fournisseurs virtuelle
Pour créer votre carte fournisseurs virtuelle, suivez les instructions ci-dessous:
Dans le menu de gauche, clique sur Cartes fournisseurs.
En haut à droite de la page, cliquez sur le bouton créer une carte fournisseurs
Saisissez un nom de carte. Par exemple, abonnements marketing.
Sélectionnez l'administrateur de la carte.
Sélectionnez la limite de la carte (aucune limite, hebdomadaire ou mensuelle) ainsi que le montant de la limite.
Optionnel : Ajoutez un verrouillage de fournisseur - cela signifie que seules les transactions des fournisseurs inclus dans le verrou de fournisseur sont autorisées
Clique sur créer une carte fournisseurs.
Bon à savoir
Seuls les administrateurs peuvent créer et modifier les cartes fournisseurs virtuelles.
Les informations de la carte ne sont visibles que pour l'administrateur de la carte.
Les cartes fournisseurs virtuelles ont toujours besoin d'un administrateur assigné à la carte.
Comment mettre à jour une carte fournisseurs virtuelle
Pour mettre à jour votre carte fournisseurs virtuelle, suivez les instructions ci-dessous:
Dans le menu de gauche, clique sur Cartes fournisseurs.
Trouvez la carte concernée dans la liste de cartes fournisseurs disponibles et cliquez dessus.
Dans la fenêtre de gestion des cartes, vous pouvez modifier le nom de la carte, l'administrateur et les limites. C'est également ici que vous pouvez geler la carte et vérifier l'activité de la carte.
Bon à savoir
Sur le fil d'activité, vous pouvez voir une piste d'audit complète de l'historique des cartes, y compris les transactions, la date de dernière modification et la personne l'ayant effectuée, ainsi que l'administrateur de la carte.
Tag par défaut
Pour faciliter encore davantage les dépenses récurrentes, vous pouvez définir une catégorie, un tag et une équipe par défaut pour chaque carte fournisseur virtuelle, qui seront ensuite appliqués à chaque frais effectué.
Les détenteurs de carte peuvent consulter les règles qui sont définies sur la page Mes cartes.
Comment supprimer un administrateur d'une carte fournisseurs virtuelle
L'un des avantages des cartes fournisseurs virtuelles est de pouvoir clairement séparer les dépenses professionnelles des dépenses des employés. Lorsqu'un employé quitte l'entreprise, vous pouvez ajuster les limites de dépense ou changer de titulaire de carte, le tout sans annuler les abonnements ou les campagnes.
Le processus de suppression est presque exactement le même que dans cet article : Comment inviter et supprimer des utilisateurs dans Pleo. La principale différence est qu'avant de supprimer un utilisateur propriétaire d'une carte fournisseurs virtuelle, il te sera demandé de réattribuer la propriété de la carte (car la carte a toujours besoin d'un propriétaire) ou si tu souhaites que la carte soit supprimée.
Limites en devise étrangère
Si vous envisagez de gérer vos dépenses dans une devise différente de celle de votre portefeuille, vous pouvez définir une limite de carte spécifique dans cette devise.
Par exemple, supposons que vous ayez une carte fournisseurs nommée « Abonnements marketing » pour un abonnement mensuel coûtant 250 USD. En fixant une limite de carte à 300 USD, au lieu de l'équivalent en euros, vos frais mensuels de 250 USD s'afficheront sous la forme d'un rapport de 250/300 USD. Cela facilite l'identification rapide des variations de dépenses.
Bon à savoir
Il est important de noter que même si la limite de la carte est dans une devise différente, la devise de votre portefeuille (d'où provient l'argent) reste inchangée. Par exemple, si vous effectuez un achat de 100 USD en utilisant un portefeuille EUR, le montant sera converti en EUR avant d'être déduit.
Pour garantir la précision, nous mettons à jour chaque semaine l'équivalent de la limite en devises étrangères dans la devise de ton portefeuille. Par exemple, si tu as fixé une limite de 100 USD, elle peut valoir 92 EUR une semaine, puis être mise à jour à 93 EUR la semaine suivante. Ce système permet de conserver un enregistrement précis des fonds restants disponibles pour les dépenses sur cette carte, même en cas de devises différentes entre la limite et ton portefeuille.
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