Comment fonctionne le frais kilométriques

Cet article s'adresse aux administrateurs de Pleo et aux comptables à accès étendu. Il explique :

• Comment activer le frais kilométriques pour votre compte Pleo

• Taux personnalisés et dérogation employé

• Questions fréquemment posées

Comment activer le frais kilométriques pour votre compte Pleo

1. Pour pouvoir traiter le remboursement des frais kilométriques, il est nécessaire d'activer Remoursements. Pour en savoir plus sur l'activation de Remoursements, cliquez ici.

2. Sélectionnez une catégorie pour le frais kilométrage :

   

3. Saisir un taux pour activer le kilométrage :

   

   C'est fait ! Les employés de votre organisation peuvent désormais soumettre des demandes de remboursement de frais kilométriques.

Taux personnalisés et dérogation employé

• Si vous souhaitez créer des taux personnalisés par employé :

1. Dans la partie droite de la page, cliquez sur "Définir le taux personnalisé de l’employé".

2. Sélectionnez l'employé, son taux personnalisé, puis cliquez sur "Sauvegarder les modifications" :

   

3. Vous pouvez toujours suivre la distance parcourue par un employé dans le champ "Distances". Ainsi, si/quand il dépasse un certain seuil, vous pouvez mettre à jour son taux personnalisé. Utilisez les filtres pour afficher les distances des employés de la plus haut à la plus basse (ou vice versa) :

   

• Si vous souhaitez autoriser les employés à définir leurs propres taux personnalisés :

  Lorsque vous activez cette option, les employés peuvent passer du taux par défaut de l'entreprise à un taux personnalisé.

Questions fréquemment posées

Pourquoi ne puis-je pas voir les paramètres de kilométrage en tant qu'administrateur ?

Pour pouvoir utiliser les frais kilométriques, vous devez également être sur la Beta. Vérifiez si votre plan tarifaire vous donne accès à cette fonctionnalité :

Si vous avez commencé à utiliser Pleo jusqu'au 2 avril 2023

Si vous avez commencé à utiliser Pleo après le 2 avril 2023

Comment l'approbation peut-elle être mise en place pour les frais kilométriques ?

Les frais kilométriques sont soumises au même système d'examen que celui que vous avez mis en place pour Pocket.

Un administrateur ou un comptable peut-il modifier de frais kilométriques ?

Il n'est pas possible de modifier une demande de remboursement de frais kilométriques une fois qu'elle a été soumise, ni par un administrateur, ni par un employé. Mais vous pouvez toujours laisser des commentaires (par exemple, en marquant "pas bon") et/ou demander à un employé de supprimer la demande et d'en soumettre une nouvelle.

Est-il possible de télécharger une liste des demandes de frais kilométriques ?

Oui, il y a un bouton de téléchargement sur la page des frais kilométriques :

Pleo déclare-t-il les frais kilométriques aux autorités fiscales locales ?

Pleo travaille sur une solution à long terme pour une expérience de déclaration plus automatisée. Cependant, nous n'envoyons pas actuellement les demandes de remboursement de frais kilométriques à votre administration fiscale locale.

Comment les employés peuvent-ils soumettre de frais kilométriques ?

Voici les instructions pour soumettre de frais kilométriques.