Comment exporter des dépenses depuis Pleo

Pourquoi s’embêter à exporter ?

L’exportation garantit le déplacement de vos dépenses de Pleo vers votre système de comptabilité, prêtes pour le rapprochement. L’utilisation correcte de la fonctionnalité d’exportation vous aidera à éviter les problèmes et erreurs de comptabilité par la suite. Le simple fait de télécharger les dépenses depuis Pleo ne déplacera pas vos dépenses vers votre système de comptabilité (à moins d’utiliser le format personnalisé ou un système de fichiers similaire).

• Les trois étapes d’une dépense Pleo

• Comment exporter des dépenses

• Comment consulter votre historique d’exportation

• Comment réexporter

Les trois étapes d’une dépense Pleo

Une fois un achat par carte ou une note de frais enregistrés, ils doivent passer par les trois étapes suivantes :

1. Non exportées : c’est ici que se trouvent les dépenses réglées en attendant que vous terminiez les éventuelles vérifications ou modifications. Il s’agit de la seule des trois étapes où vous pouvez modifier les dépenses.

2. File d’attente d’exportation : une fois ajoutées à la file d’attente des exportations, les dépenses ne sont plus modifiables. Ici, vous pouvez revérifier que les données sont correctes et les supprimer de la file d’attente si vous devez y apporter des modifications.

3. Exportées : c’est ici que vous pouvez consulter toutes les dépenses ayant été exportées vers votre système de comptabilité. Vous pouvez également les exporter de nouveau si nécessaire.

Comment exporter des dépenses

1. Commencez par vous assurer d’avoir configuré l’intégration avec votre système de comptabilité avant l’exportation. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez le faire sur la page « Paramètres ».

2. Accédez à la page « Exportation ».

3. Vous avez des modifications à apporter aux dépenses avant de les exporter ? Vous pouvez les modifier une à une ou en masse. Vous pouvez utiliser les filtres en haut à droite pour trouver toutes les dépenses connectées à une plage de date, un numéro de compte, la présence ou l’absence d’un reçu, etc. Vous pouvez également utiliser le champ de recherche pour filtrer par nom de fournisseur. Pour apporter des modifications à plusieurs dépenses à la fois, cliquez sur « Tout sélectionner », « Modifier en masse » et « Appliquer ». Pour les clients qui utilisent Xero, sachez que la limite de taille pour chaque reçu joint est de 3 Mo.

   
   

   
   
   
   

4. Déplacez les dépenses de « Non exportées » à « File d’attente d’exportation » lorsque vous avez vérifié que tout était correct.

5. Cliquez sur « Exporter » pour envoyer toutes les dépenses sélectionnées vers votre système de comptabilité.

   
   

Comment consulter votre historique d’exportation

Vous souhaitez vérifier ce qui a été exporté, quand et par qui ? Voici la marche à suivre :

1. Accédez à l’onglet « Exportées ».

2. Cliquez sur « Historique d’exportation ».

3. Cliquez sur une exportation de la liste, qui comprend la date, l’heure et la personne ayant déclenché l’exportation.

4. Cliquez sur « Confirmer ».
   
   

Comment réexporter

Vous pourrez parfois avoir besoin de réexporter vos dépenses, par exemple si vous avez effectué une exportation test vers un format personnalisé et que vous souhaitez maintenant réexporter vers votre intégration directe, ou si vous décidez de procéder de nouveau à l’exportation après l’avoir supprimée en masse de votre système de comptabilité. Quelle que soit la raison, nous avons activé une fonctionnalité de réexportation pour que vous puissiez contrôler davantage vos exportations.

1. Accédez à l’onglet « Exportées » sur la page d’exportation.

   
   

   
   
   
   

2. Vous pouvez sélectionner/désélectionner chaque dépense individuellement ou en masse. Sélectionnez les dépenses que vous souhaitez réexporter.

   
   

   
   
   
   

3. Cliquez sur le bouton exporter de nouveau en bas de la page pour réexporter les dépenses de votre choix.

   
   

   

Bon à savoir

• Il est uniquement possible d’exporter les dépenses ayant été présentées (c’est-à-dire, celles pour lesquelles les commerçants ont réclamé les fonds).

• Pleo présélectionne automatiquement les dépenses pour l’exportation. Les critères associés à la dépense sont d’avoir un numéro de compte et un reçu joint.

• Lorsque les dépenses sont déplacées de « Non exportées » à « File d’attente d’exportation », elles sont verrouillées et ne peuvent pas être modifiées par qui que ce soit, sauf si vous les avez déplacées de nouveau vers « Non exportées ». Une fois exportée, la dépense restera verrouillée.

• Vous pouvez réexporter des dépenses ayant déjà été exportées.

Articles connexes

• Bonnes pratiques d’exportation