Le format personnalisé vous permet d’adapter l’exportation de vos dépenses Pleo. Vous pouvez ajuster les données afin qu’elles soient compatibles avec le système de comptabilité de votre choix (NetSuite, Sage 200c, Navision, etc.). Suivez la procédure ci-dessous pour configurer une seule et unique fois le format personnalisé. Une fois que vous aurez personnalisé le format pour qu’il corresponde à vos besoins de comptabilité, vous gagnerez un temps précieux, puisque vous n’aurez plus besoin de modifier à chaque fois le fichier d’exportation.


Étape 1 : sélectionnez le format personnalisé

  1. Cliquez sur Paramètres.

  2. Cliquez sur Comptabilité.

  3. Cliquez sur Créer votre propre format :


Étape 2 : ajoutez vos comptes de contrepartie

  • Sélectionnez un numéro de compte de contrepartie pour vos dépenses de cartes Pleo. Nous vous recommandons de créer un compte dans votre plan comptable, comme vous le feriez pour un compte bancaire.

  • Si Pocket est activé pour votre entreprise, choisissez un compte pour vos dépenses Pleo Pocket. Il s’agira d’un compte de transition sur lequel les dépenses apparaîtront jusqu’à ce qu’elles aient été remboursées. Toujours en lien avec Pocket, choisissez un compte de remboursement Pleo Pocket. Il s’agit en général du compte depuis lequel vous envoyez les remboursements aux membres du personnel.


Étape 3 : ajoutez vos numéros de TVA

Si votre système de comptabilité permet l’importation des numéros de TVA, vous pouvez également les ajouter :


Étape 4 : sélectionnez votre format de fichier

Pour personnaliser le format de fichier en fonction de vos besoins, cliquez sur le bouton « Paramètres de format : une ligne et XLSX ». Vous avez ici le choix entre une ligne (voir l’option de gauche ci-dessous) et plusieurs lignes (voir l’option de droite ci-dessous). Vous pouvez aussi choisir d’exporter les dépenses Pleo dans un fichier .csv ou Excel.


Étape 5 : préparez les données pour les exporter dans votre système de comptabilité

L’étape qui suit consiste à indiquer à Pleo quelles données inclure dans votre fichier.

  • Une fois que vous avez déterminé ce que vous attendez de Pleo, vous pouvez saisir les en-têtes de vos colonnes dans la colonne « Nom » et sélectionner les données correspondantes dans « Source de données ». La colonne « Exemple » offre un aperçu du format tel qu’il se présente dans le fichier exporté.

    Dans la colonne « Source de données », vous pouvez cliquer sur les trois petits points à côté de la source de données pour y apporter des changements, par exemple la supprimer ou sélectionner le format numérique des chiffres. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs sources de données ou modifier la position des colonnes pour les afficher dans un autre ordre.

    Si vous avez besoin d’un champ de texte libre, choisissez « Valeur statique » dans la source de données, puis cliquez sur les trois petits points pour ajouter la valeur. Vous pouvez par exemple renseigner le nom du compte bancaire dans votre système de comptabilité pour chaque dépense.

  • Vous trouverez l’explication de chaque point de données dans le tableau à la fin de ce guide. Les points de données que vous choisissez dépendent généralement du système de comptabilité que vous utilisez.

  • Vous voulez voir à quoi ressemblera votre fichier d’exportation ? Cliquez sur le bouton Télécharger un aperçu du fichier au bas de la page.


Étape 6 : effectuez votre première exportation Pleo

Vous avez terminé ! Beau travail. Vous pouvez maintenant vous rendre sur la page Exportation et télécharger vos dépenses au format que vous venez de configurer.


Définition des points de données dans Pleo

Nom du point de données

Explication

Numéro de reçu

Pleo crée un numéro de reçu pour chaque dépense. Lorsque vous téléchargez un reçu, le nom du fichier reprend le numéro de reçu indiqué dans le tableau.

Date de règlement

Date à laquelle la transaction est réglée

Date d’autorisation

Date à laquelle la transaction est effectuée

Solde

Solde du portefeuille

Montant réglé

Lorsqu’une dépense est réglée entre la partie qui traite le paiement et le commerçant, et que le montant est définitif

Devise de règlement

Lorsqu’une dépense est réglée entre la partie qui traite le paiement et le commerçant, et que la devise est définitive

Montant autorisé

Lorsqu’un achat vient d’être réalisé et que le montant vient d’être autorisé

Devise autorisée

Devise correspondant au montant autorisé

Compte de contrepartie

Numéro de compte Pleo dans le système de comptabilité

Nom du commerçant

Nom du commerçant auprès duquel l’achat a été effectué

Code pays du commerçant

Pays dans lequel est enregistré le commerçant

Nom de l’employé

Personne titulaire de la carte avec laquelle a été effectué l’achat

Code de l’utilisateur

Code pouvant être ajouté dans les paramètres de l’employé sur la page Utilisateurs

Nom de catégorie

Nom de catégorie que les employés choisissent pour les notes de frais dans Pleo

Numéro de compte

Code nominal provenant du système de comptabilité, connecté au nom de la catégorie

Commentaire

Commentaire que les membres du personnel ajoutent dans Pleo en même temps que leurs notes de frais

Numéro de TVA

Numéro de TVA provenant du système de comptabilité

Statut de vérification

« Acceptable », « Plus de détails nécessaires » ou « Non acceptable » sont les choix proposés aux admins ou aux vérificateurs

Note de vérification

Note indiquant si le vérificateur a choisi « Plus de détails nécessaires » ou « Non acceptable »

Liens du reçu

Lien permettant de cliquer sur le reçu et de le télécharger si vous êtes connecté à Pleo en tant qu’admin

Taux de TVA

Taux de TVA en pourcentage

Montant net

Montant après déduction, par exemple les taxes

Montant des taxes

Le montant des taxes calculé par Pleo d’après le taux de TVA

Montant brut

Montant avant taxes

Nom d’équipe

Peut être créé sur la page Équipes > Utilisateurs

Code d’équipe

Le code peut être ajouté à chaque équipe

Identifiant de tag

Vous pouvez introduire un identifiant de tag comme identifiant de projet présent dans votre système de comptabilité

Nom du tag

Nom du tag, que les utilisateurs peuvent choisir en tant que nom de projet

Valeur statique

Choisissez une valeur pour chaque transaction, par exemple le type de transaction


Autres paramètres importants

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