Configuration du format d'exportation personnalisé

Le format personnalisé vous permet d’adapter l’exportation de vos dépenses Pleo. Vous pouvez ajuster les données afin qu’elles soient compatibles avec le système de comptabilité de votre choix (NetSuite, Sage 200c, Navision, etc.). Suivez la procédure ci-dessous pour configurer une seule et unique fois le format personnalisé. Une fois que vous aurez personnalisé le format pour qu’il corresponde à vos besoins de comptabilité, vous gagnerez un temps précieux, puisque vous n’aurez plus besoin de modifier à chaque fois le fichier d’exportation.

Étape 1 : sélectionnez le format personnalisé

Cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur Comptabilité.
Cliquez sur Créer votre propre format :

Étape 2 : ajoutez vos comptes de contrepartie

Sélectionnez un numéro de compte de contrepartie pour le Portefeuille Pleo (y compris les dépenses par carte ou les paiements de factures). Nous vous recommandons de créer un compte dans votre plan comptable, comme vous le feriez pour un compte bancaire.
Si Pocket est activé pour votre entreprise, choisissez un compte pour vos dépenses Pleo Pocket. Il s’agira d’un compte de transition sur lequel les dépenses apparaîtront jusqu’à ce qu’elles aient été remboursées. Toujours en lien avec Pocket, choisissez un compte de remboursement Pleo Pocket. Il s’agit en général du compte depuis lequel vous envoyez les remboursements aux membres du personnel.
Si vous utilisez les factures Pleo, n'oubliez pas de remplir le champ "Compte fournisseur par défaut pour les factures". Quel est l'avantage d'avoir un compte fournisseur par défaut ? Si l'une de vos factures dans Pleo ne comporte pas de compte fournisseur, elle sera envoyée à un seul endroit dans votre système comptable, ce qui vous permettra de l'imputer plus facilement au bon fournisseur par la suite.

Étape 3 : ajoutez vos numéros de TVA

Si votre système de comptabilité permet l’importation des numéros de TVA, vous pouvez également les ajouter :

Étape 4 : sélectionnez votre format de fichier

Pour personnaliser le format de fichier en fonction de vos besoins, cliquez sur le bouton « Paramètres de format : une ligne et XLSX ». Vous avez ici le choix entre une ligne (voir l’option de gauche ci-dessous) et plusieurs lignes (voir l’option de droite ci-dessous). Vous pouvez aussi choisir d’exporter les dépenses Pleo dans un fichier .csv ou Excel.

Étape 5 : préparez les données pour les exporter dans votre système de comptabilité

L’étape qui suit consiste à indiquer à Pleo quelles données inclure dans votre fichier.

Une fois que vous avez déterminé ce que vous attendez de Pleo, vous pouvez saisir les en-têtes de vos colonnes dans la colonne « Nom » et sélectionner les données correspondantes dans « Source de données ». La colonne « Exemple » offre un aperçu du format tel qu’il se présente dans le fichier exporté.
Dans la colonne « Source de données », vous pouvez cliquer sur les trois petits points à côté de la source de données pour y apporter des changements, par exemple la supprimer ou sélectionner le format numérique des chiffres. Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs sources de données ou modifier la position des colonnes pour les afficher dans un autre ordre.
Si vous avez besoin d’un champ de texte libre, choisissez « Valeur statique » dans la source de données, puis cliquez sur les trois petits points pour ajouter la valeur. Vous pouvez par exemple renseigner le nom du compte bancaire dans votre système de comptabilité pour chaque dépense.
Vous trouverez l’explication de chaque point de données dans le tableau à la fin de ce guide. Les points de données que vous choisissez dépendent généralement du système de comptabilité que vous utilisez.
Vous voulez voir à quoi ressemblera votre fichier d’exportation ? Cliquez sur le bouton Télécharger un aperçu du fichier au bas de la page.
Si vous utilisez des factures Pleo, veillez également à ajouter un champ "compte fournisseur" lors de la configuration de votre format de fichier. Cela garantira que le code du fournisseur de la facture (qu'il soit spécifique ou par défaut) est inclus dans votre exportation :

Étape 6 : effectuez votre première exportation Pleo

Vous avez terminé ! Beau travail. Vous pouvez maintenant vous rendre sur la page Exportation et télécharger vos dépenses au format que vous venez de configurer.

Définition des points de données dans Pleo

Nom du point de données	Explication
Numéro de reçu	Pleo crée un numéro de reçu pour chaque dépense. Lorsque vous téléchargez un reçu, le nom du fichier reprend le numéro de reçu indiqué dans le tableau.
Date de règlement	Date à laquelle la transaction est réglée
Date d’autorisation	Date à laquelle la transaction est effectuée
Solde	Solde du portefeuille
Montant réglé	Lorsqu’une dépense est réglée entre la partie qui traite le paiement et le commerçant, et que le montant est définitif
Devise de règlement	Lorsqu’une dépense est réglée entre la partie qui traite le paiement et le commerçant, et que la devise est définitive
Montant autorisé	Lorsqu’un achat vient d’être réalisé et que le montant vient d’être autorisé
Devise autorisée	Devise correspondant au montant autorisé
Compte de contrepartie	Numéro de compte Pleo dans le système de comptabilité
Nom du commerçant	Nom du commerçant auprès duquel l’achat a été effectué
Code pays du commerçant	Pays dans lequel est enregistré le commerçant
Supplier account	Soit le code fournisseur spécifique figurant sur une facture Pleo, soit le compte fournisseur par défaut (si aucun code spécifique n'est disponible).
Nom de l’employé	Personne titulaire de la carte avec laquelle a été effectué l’achat
Code de l’utilisateur	Code pouvant être ajouté dans les paramètres de l’employé sur la page Utilisateurs
Nom de catégorie	Nom de catégorie que les employés choisissent pour les notes de frais dans Pleo
Numéro de compte	Code nominal provenant du système de comptabilité, connecté au nom de la catégorie
Commentaire	Commentaire que les membres du personnel ajoutent dans Pleo en même temps que leurs notes de frais
Numéro de TVA	Numéro de TVA provenant du système de comptabilité
Statut de vérification	« Acceptable », « Plus de détails nécessaires » ou « Non acceptable » sont les choix proposés aux admins ou aux vérificateurs
Note de vérification	Note indiquant si le vérificateur a choisi « Plus de détails nécessaires » ou « Non acceptable »
Liens du reçu	Lien permettant de cliquer sur le reçu et de le télécharger si vous êtes connecté à Pleo en tant qu’admin
Taux de TVA	Taux de TVA en pourcentage
Montant net	Montant après déduction, par exemple les taxes
Montant des taxes	Le montant des taxes calculé par Pleo d’après le taux de TVA
Montant brut	Montant avant taxes
Nom d’équipe	Peut être créé sur la page Équipes > Utilisateurs
Code d’équipe	Le code peut être ajouté à chaque équipe
Identifiant de tag	Vous pouvez introduire un identifiant de tag comme identifiant de projet présent dans votre système de comptabilité
Nom du tag	Nom du tag, que les utilisateurs peuvent choisir en tant que nom de projet
Valeur statique	Choisissez une valeur pour chaque transaction, par exemple le type de transaction