En este artículo aprenderás:
Cómo crear un equipo
Cómo establecer revisores - Equipo y Empresa
Cómo revisar los gastos - Equipo y Empresa
FAQs
Creación de equipos y selección de revisores
Cree equipos y configure un proceso de revisión de gastos con revisión de equipo y revisión de empresa.
Nuestro proceso de revisión en varios pasos te permite configurar dos procesos de revisión diferentes desde dos áreas distintas de la empresa. Estos revisores pueden aprobar, solicitar más detalles y rechazar gastos, lo que te permite controlar los gastos de tu empresa de manera coordinada.
Revisores de Equipo
La creación de equipos es útil si deseas separar a los diferentes miembros en departamentos relevantes y revisar los gastos de equipo dentro de Pleo.
Como administrador o contable con acceso ampliado, puedes establecer un umbral que active un proceso de revisión para cualquier gasto que se encuentre por debajo de dicho umbral. El gasto marcado se resaltará para que el revisor de ese equipo lo evalúe.
Sigue estos pasos:
Accede al menú Equipo dentro de la web app de Pleo.
Selecciona Equipos.
Al crear un equipo, asígnale un nombre y un código.
Añade a todos los miembros relevantes y también a los revisores. Estos últimos pueden ver y editar los gastos del equipo, establecer y controlar los límites de gasto y también bloquear y desbloquear tarjetas.
Revisores de Empresa
Un administrador o cualquier contable puede establecer un umbral para los revisores de la empresa. Esto activará un proceso de revisión para cualquier gasto que esté por debajo de dicho umbral. Estos gastos marcados se resaltarán para que el revisor de la empresa los evalúe. La revisión de empresa funciona junto con la revisión de equipo para ofrecer a su empresa un proceso de revisión de varios pasos.
Sigue estos pasos:
Ve a Configuración en el menú de la izquierda.
Haz clic en Revisar.
En la parte superior de la página, active el interruptor de revisión de la empresa.
A continuación, establece el umbral de revisión de tu empresa para todos los gastos.
A continuación, añade los revisores de tu empresa en el menú desplegable.
Cómo revisar los gastos
Con el proceso de revisión en varios pasos, revisar nunca ha sido tan fácil. Ahora puede gestionar los gastos que puedan necesitar una atención especial.
En primer lugar, dirígete a Gastos y selecciona la pestaña Revisar.
Un revisor puede entonces marcar el gasto como OK, No está bien o Necesita más.
Si el gasto se marca como No está bien, le llegará una notificación instantánea a la persona que registró el gasto para que tome la acción pertinente. Si tienes Pleo Pocket configurado, la persona podrá marcar ese gasto como “Personal” y se le deducirá automáticamente de su saldo en Pocket.
Si un gasto se ha marcado como Necesita más, la persona recibirá una notificación, añadirá los detalles y después deberá pulsar el botón “Hecho”. De esta manera, el manager podrá finalizar la revisión del gasto.
Nota:
El proceso es el mismo para revisores de equipo y revisores de empresa. Sin embargo, como revisor de empresa, podrá ver el estado de revisión de un gasto de tarjeta tanto en la página de exportación como en la página de gastos. Para gastos de Pocket, los revisores de empresa sólo pueden hacer la revisión desde la página de gastos.
Todos los administradores pueden ver los gastos revisados por la empresa, pero sólo aquellos configurados como revisores de la empresa recibirán una notificación explícita para revisar los gastos.
FAQs
¿Quién puede ser revisor?
Revisor de equipo: cualquier usuario de Pleo que tu elijas.
Revisor de empresa - Un administrador o contable
¿Qué puede hacer un revisor en Pleo?
Establecer límites de gasto para los miembros del equipo.
Gestión de tarjetas: congelar/descongelar las tarjetas de los miembros del equipo.
Visión en tiempo real de los gastos del equipo.
Revisión de los gastos realizados por miembros de su(s) equipo(s).
Varios revisores en diferentes equipos
Sólo es posible ser miembro de un equipo.
Un equipo puede tener varios revisores.
Un revisor puede serlo de varios equipos al mismo tiempo.
Los revisores reciben notificaciones en tiempo real y semanalmente
Cada gasto que supere el umbral establecido aparecerá instantáneamente en el panel de los revisores tanto en la web como en la app móvil.
Los revisores recibirán un correo electrónico de Pleo cada miércoles si hay algún gasto que necesite atención.
¿Qué ocurre si el revisor del equipo es también el revisor de la empresa? ¿Qué hay que hacer?
Cuando completen la revisión, contará tanto para la revisión del equipo como para la de la empresa.
¿Puedo activar la revisión de equipo y de empresa al mismo tiempo?
Puedes habilitar tanto la revisión de equipo como la de empresa, pero no son pasos secuenciales, lo que significa que puedes habilitar ambos pasos de revisión o sólo uno. No es necesario que ninguno de los pasos de revisión se completen antes que el otro. El orden depende de ti y de las necesidades de tu empresa.
Vale la pena señalar que configurar tanto la revisión del equipo como la de la empresa, significará que los gastos de Pocket podrán ser reembolsados después de que se hayan completado estos dos niveles de aprobación.
¿Qué ocurre si el revisor del equipo y el revisor de la empresa revisan el mismo gasto de forma diferente?
A continuación puede ver el estado final de cada posible combinación de revisión.
¿No puedes ver la opción de revisores?
Averigua si tu plan te da acceso a esta función: