Cómo crear equipos y revisores, y revisar gastos

En este artículo descubrirás:


Creación de equipos y configuración de revisores

Crea equipos y configura un proceso de revisión de gastos con revisiones de equipo y de la empresa.

Nuestro proceso de revisión consta de varios pasos y permite configurar dos procesos de revisión diferentes desde dos perspectivas dentro del negocio. Los revisores pueden aprobar, solicitar más detalles y rechazar ciertos gastos, lo que permite que tengas el control de los gastos de tu empresa.

Revisores de equipo

Crear equipos resulta muy útil en caso de que quieras dividir a los miembros en varios departamentos. Así, puedes revisar los gastos por equipo con Pleo.

Si eres un administrador o un contable designado, puedes configurar un umbral que active un proceso de revisión para cualquier gasto que entre dentro de ese límite. El gasto marcado aparecerá destacado para que pueda evaluarlo el revisor de ese equipo concreto.

Sigue estos pasos:

  1. En el menú de la izquierda de la aplicación web de Pleo, ve a Equipo.

  2. Haz clic en Equipos.

  3. Selecciona Crear equipo. Al crear un equipo, puedes asignarle un nombre y un código.

  4. A continuación, haz clic en Añadir un revisor y asigna a una o más personas responsables de revisar y aprobar los gastos del equipo. Los revisores también pueden configurar y controlar límites de gasto, así como bloquear y desbloquear tarjetas.

  5. Selecciona los límites de revisión mínimos y máximos para los gastos con tarjeta y en efectivo. Estos serán tus umbrales de revisión.

  6. Puedes configurar umbrales diferentes para cada revisor, en caso de necesitarlo. En el ejemplo siguiente, Ángela es la revisora de todos los gastos menores de 99 EUR, mientras que Adam se encarga de revisar aquellos que superan los 100 EUR.



Revisores de empresa

Un administrador o cualquier contable puede configurar un umbral para los revisores de la empresa. Así, se activará un proceso de revisión para cualquier gasto que entre dentro de ese límite. Estos gastos marcados aparecerán destacados para que pueda evaluarlos el revisor de la empresa. Los revisores de empresa trabajan junto con los revisores de equipo para ofrecer un proceso de revisión que consta de varios pasos.

Sigue estos pasos:

  1. En el menú de la izquierda, ve a Ajustes.

  2. Haz clic en Revisar.

  3. En la parte superior de la página, activa la opción de revisión de empresa.

  4. Más abajo, indica el umbral de revisión de empresa para todos los gastos.

  5. A continuación, selecciona los revisores de empresa del menú desplegable.


Cómo revisar gastos

Gracias a la revisión de varios pasos, el proceso es más fácil que nunca. Ahora puedes gestionar ciertos gastos que requieren una atención especial.

Para empezar, dirígete a Gastos y, después, selecciona la pestaña Revisar.



En esta pestaña, los revisores pueden marcar los gastos de la lista como Aprobado, No aprobado o Necesita información.



Información útil: Puedes marcar como Aprobado un máximo de 25 gastos a la vez si los seleccionas y haces clic en Aprobado.

Si se marca un gasto como No aprobado, el miembro correspondiente recibirá de forma automática una notificación push para que tome las medidas necesarias. Si tienes configurado Reembolsos, los miembros del equipo pueden elegir marcar ese gasto como “personal”, lo que deducirá el importe de su saldo del empleado.

Si un gasto se marca como Necesita información, el miembro en cuestión recibirá una notificación para que añada los detalles que faltan y luego haga clic en “Hecho”. Así, el revisor podrá finalizar el proceso de revisión de los gastos.

Nota: 

  • El proceso es el mismo tanto para revisores de equipo como de empresa. No obstante, como revisor de empresa, podrás consultar el estado de la revisión de un gasto con tarjeta directamente en la página de exportación además de en la página Gastos. Sin embargo, los gastos en efectivo, solo se pueden revisar desde la página Gastos.

  • Todos los administradores pueden consultar los gastos de revisión de la empresa, pero solo quienes desempeñen la función de revisor de empresa recibirán notificaciones para evaluar los gastos.


Preguntas frecuentes

¿Quién puede ser revisor?

  • Revisor de equipo: Cualquier persona que elijas y tenga cuenta de usuario en Pleo.

  • Revisor de empresa: Un administrador o un contable.

¿Qué puede hacer un revisor de equipo en Pleo?

  • Configurar los límites de gasto para los miembros de un equipo

  • Gestionar tarjetas; activar o desactivar tarjetas en nombre de los miembros de un equipo

  • Obtener información en tiempo real de los gastos de un equipo

  • Revisar los gastos realizados por los miembros de su(s) equipo(s)

En caso de que el revisor de un equipo sea también revisor de empresa, ¿cómo funciona el proceso?

  • Una vez finaliza el proceso de revisión, esta contará tanto para el equipo como para la empresa en general.

¿Se puede tener más de un revisor en varios equipos?

  • Solo se puede ser miembro de un equipo.

  • Sin embargo, cada equipo puede contar con varios revisores.

  • Asimismo, un revisor puede revisar varios equipos a la vez.

¿Los revisores pueden evaluar sus propios gastos?

  • No, no pueden evaluar sus propios gastos.

  • No obstante, alguien puede ser revisor de un equipo (por ejemplo, Equipo 1) pero ser miembro de otro equipo diferente (Equipo 2). En este caso, sus gastos los evaluarán los revisores del Equipo 2.

¿Los revisores reciben notificaciones en tiempo real?

  • Cualquier gasto que se realice dentro del umbral establecido aparecerá al instante en la interfaz de evaluación del revisor, tanto en la versión web como en la versión móvil de Pleo.

  • Si hay varios umbrales, solo será obligatorio realizar una revisión; pero todos los revisores verán los gastos en su interfaz.

¿Puedo activar una revisión de equipo y otra de empresa a la vez?

  • Al no ser pasos consecutivos, puedes activar las revisiones de equipo y de empresa al mismo tiempo o de una en una. No es necesario completar ninguno de los pasos de revisión antes que el otro. La decisión es tuya y depende de lo que tu empresa necesite.

  • Ten en cuenta que, al configurar tanto la revisión de equipo como la de empresa, los gastos en efectivo solo se reembolsarán una vez que se hayan aprobado los dos pasos de revisión.

¿Qué ocurre si el revisor de equipo y el revisor de empresa evalúan el mismo gasto de forma diferente?

  • A continuación, puedes consultar el estado final de cada posible combinación a la hora de finalizar una revisión.


¿No puedes ver las opciones de los revisores?

Descubre si tu plan de precios te permite usar esta función:

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