La manera en la que gestionamos la digitalización de los recibos físicos

¿Cuál es la normativa que rige la digitalización de los recibos?

Si una empresa (o Pleo en nombre de una empresa) quiere convertir un recibo físico a un formato digital, las autoridades fiscales de Francia y España cuentan con normativas detalladas sobre el proceso que se debe seguir y requieren que la digitalización se lleve a cabo como un solo paso automático. Normalmente, este proceso se conoce como desmaterialización.

Si se sigue este proceso de digitalización automática y los pasos concretos establecidos en la normativa para la digitalización, los clientes podrán convertir recibos y facturas de formato físico a formato electrónico y almacenarlos. Esto significa que el cliente podrá realizar la transición hacia el mundo digital y olvidarse de almacenar recibos físicos.

Este proceso permite y garantiza lo siguiente:

• El origen y autenticidad de los recibos físicos a la hora de realizar la digitalización.

• Que el proceso no ha permitido realizar ninguna modificación durante ni después de la digitalización.

Esto puede parecer algo confuso, pero las normativas y el proceso se establecen para garantizar que el recibo digital sea una copia exacta del recibo físico original y así evitar fraudes fiscales.

Nuestro trabajo para garantizar el cumplimiento normativo

La solución de Pleo está pensada de tal manera que garantiza que tus recibos no se puedan modificar, mejorar ni alterar de cualquier otra manera respecto a la imagen original del recibo/factura durante el proceso de digitalización.

Es decir, convertimos las imágenes de los recibos a formato PDF, añadimos una marca de fecha y hora y, después, los firmamos con un certificado digital que garantiza la integridad de los recibos durante el periodo de retención. Dado que estas normativas son aplicables a Francia y a España, solo aplicamos esta solución para estos mercados, no para los demás.

¿Qué recibos puedes desechar gracias a Pleo?

De acuerdo con la normativa, solo se pueden sellar, fechar y certificar de acuerdo con el proceso mencionado anteriormente aquellas imágenes de recibos físicos tomadas directamente a través de la aplicación de Pleo. Solo esas digitalizaciones de recibos físicos serán consideradas como válidas de acuerdo con la normativa.

Nuestra aplicación todavía permite cargar recibos desde la cámara o cargarlos directamente a la aplicación web, pero no aparecerán sellados ni fechados, ya que (de acuerdo con la normativa) no podemos garantizar la autenticidad de las imágenes tomadas fuera de la aplicación de Pleo. Sin embargo, las almacenaremos para que puedas consultarlas cuando lo necesites.

Preguntas frecuentes

¿Pleo cumple con las normativas de digitalización de mi país o región?

Sí, Pleo ofrece una solución que cumple las normativas y cuenta con un certificado electrónico que nos permite (de acuerdo con las normativas locales y las autoridades de Francia y España) digitalizar, optimizar la imagen (convertirla a formato PDF e insertar la fecha y la hora en la que se realizó la fotografía del recibo) y, finalmente, firmar el archivo PDF si la imagen se ha tomado con la cámara integrada de la aplicación de Pleo.

¿Qué recibos puedo desechar gracias a Pleo?

La normativa solo nos permite sellar, certificar y fechar los recibos físicos que se hayan tomado directamente con la aplicación de Pleo, ya que se considera un proceso de digitalización automática. Si los recibos no se digitalizan de esa manera, es posible modificar el recibo físico antes de añadirlo a la aplicación de Pleo, por tanto:

• Si la imagen del recibo se ha tomado desde la aplicación de Pleo, puedes desechar el recibo físico ?

• Sin embargo, para los recibos cargados en la aplicación desde tu galería o desde la página web, debes conservar el recibo físico porque no podemos garantizar su autenticidad ?

¿Por qué Pleo no certifica los recibos cargados desde la galería y la página web?

Trabajamos ajustándonos a los límites establecidos por las normativas y nos comprometemos a ofrecer a nuestros clientes una solución que cumpla estas normativas. Estos límites son aplicables a todo el mundo en el mercado y se deben aplicar a todas las soluciones similares.

¿Cómo puedo encontrar mis recibos certificados en Pleo? 

Solo podemos certificar los recibos cargados directamente a través de la función de cámara integrada en la aplicación de Pleo. Podrás encontrar el certificado una vez que descargues el recibo desde la página Exportar de Pleo y abras el archivo PDF con un lector compatible, como Adobe Acrobat. Tras hacerlo, podrás ver la firma.

¿Por qué Pleo no certifica los recibos por correo electrónico obtenidos mediante Fetch?

Los recibos de Fetch ya se generan automáticamente como recibos digitales. Esto implica que no se certificarán porque no se han transformado de un recibo físico a un formato digital. La normativa mencionada solo se aplica cuando se cambia el formato de un recibo de físico a digital.

¿Tienes alguna otra pregunta? Escríbenos a [email protected]