La integración directa entre Pleo y Holded te permite sincronizar todos tus recibos y gastos de empresa con apenas dos clics, sin necesidad de descargar e importar ningún fichero. Para configurarla solo tienes que seguir las indicaciones de este artículo (ten en cuenta que solo tendrás que hacerlo una vez).

  1. Configuración en Pleo

  2. Configuración en Holded

  3. Configurar las categorías (cuentas contables)

  4. Configurar las etiquetas

  5. Sincronizar los gastos

1) Configurar la integración directa en Pleo

Lo primero que debes hacer es abrir ambas aplicaciones en tu ordenador. Una vez listas, ve a la web app de Pleo y sigue estos pasos:

1. Abajo a la izquierda, haz clic en tu nombre y luego en 👉 Ajustes > Contabilidad.

2. Bajo la opción “Configurar” podrás seleccionar tu sistema de contabilidad. Si ya has utilizado Holded antes, tendrás seleccionado el formato de exportación “Holded CSV”. Cámbialo por “Holded Online”. Si no aparece esta opción, prueba a actualizar la página.

3. Una vez hayas hecho clic en “Holded Online”, verás la siguiente ventana.

🚨 Importante: si todavía no lo has hecho, en este paso puedes crear la cuenta bancaria para Pleo en Holded haciendo clic en "Cómo crear un cuenta bancaria en Holded". Si quieres hacerlo ahora mismo, consulta 📚 este artículo.

4. Haz clic en “Continuar”. Se abrirá la ventana de la imagen inferior. Sigue las instrucciones para instalar la API de Holded. Solo tienes que hacer clic sobre la palabra “Holded”, que te llevará a su centro de APIs.

5. En Holded, tienes que crear una nueva API.

Puedes darle el nombre que prefieras (Ej: “Pleo”).

☝️ Copia el código que se ha generado al crear la API.

6. Vuelve a la app de Pleo y pega el código de integración de la API en la parte inferior de la ventana.

7. ¡Listo! Ahora toda la información configurada en Holded aparecerá también en Pleo.

2. Configurar la integración directa en Holded

🚨 Importante: si en su momento creaste una cuenta bancaria en Holded para los gastos de Pleo, puedes omitir este paso e ir directamente al siguiente apartado “Configurar las categorías en Pleo”.

En Holded, deberás crear una cuenta bancaria para los gastos de Pleo.

1. Ve a la pestaña “Bancos”.

2. Haz clic en “+” en la parte superior derecha.

3. Se abrirá una ventana en la que deberás introducir el IBAN y el Swift que encontrarás en la pestaña “Cartera” de la app de Pleo.

4. Haz clic en “Siguiente” y tu banco Pleo se habrá creado con éxito en Holded. En esa ventana también verás las transacciones importadas desde Pleo.

5. De vuelta en Pleo, ve a 👉 Ajustes > Contabilidad > Configurar y, en el desplegable bajo “Cuenta bancaria para los gastos de la tarjeta Pleo”, escoge la cuenta bancaria para Pleo que acabas de crear en Holded.

3. Configurar las categorías de Holded en Pleo

Las categorías nos permiten asociar gastos a cuentas contables. Al integrar Pleo y Holded, solo aparecerán las que existan en el cuadro de cuentas de Holded. Para configurarlas, solo tienes que:

1. En Pleo, ve a 👉 Ajustes > Contabilidad > Categorías.

2. En una categoría general (Ej: “Comidas y bebidas”), sitúate sobre el desplegable en “Cuenta…” y haz clic.

3. Verás que aparecen todas las cuentas contables de tu cuadro de cuentas de Holded. Si tienes dudas sobre la 🚨 configuración de tu cuadro de cuentas en Holded, consulta 📚 este artículo o contacta a tu contable.

4. En cada categoría general podrás buscar por número o por nombre las cuentas contables para asociarlas a un determinado tipo de gasto.

5. Recuerda: puedes tener una categoría general (Ej: “Comidas y bebidas”) compuesta de una o múltiples subcategorías, dependiendo del nivel de detalle de tu cuadro de cuentas. Puedes asociar la misma cuenta contable o una distinta a cada una de las subcategorías.

6. Durante esta configuración también podrás escoger un tipo de IVA para cada categoría.

🚨 Muy Importante🚨 : solo debes agregar tipos de IVA a las categorías a las que se asignarán gastos con Factura (con IVA). Si una categoría solo tendrá recibos (Tickets) asignados, deja el tipo de IVA vacío.

Una vez establecidas las categorías, tus usuarios finales podrán escoger el tipo de gasto asociado cuando hagan una compra con Pleo.

4. Configurar los Tags (Etiquetas)

Pleo te permite crear los Tags ("Etiquetas”) que utilices para tu analítica y contabilidad en Holded, para así poder asociar gastos directamente con diferentes Tags en la app móvil o en la aplicación del escritorio.

Para saber más sobre cómo configurar tus etiquetas, puedes leer 📚 este artículo.

5. Sincronizar los gastos de Pleo en Holded

Una vez realizada toda la configuración anterior, solo tienes que seguir estos pasos:

1. En Pleo, ve a la pestaña 👉 Exportar en el menú de la izquierda. Ahí verás todos los gastos realizados por los usuarios.

2. Al hacer clic en cada gasto podrás ver los detalles de este: fecha, importe, empleado, categoría y etiqueta(s). Es importante que confirmas que los números asociados a cada categoría son los mismos que los de Holded.

🚨 Muy Importante🚨: si el gasto es una factura, asegúrate de abrir la foto del recibo adjuntado y rellenar las columnas de CIF del proveedor y número de factura. De esta forma durante la exportación:

  • Holded creará una factura en lugar de un ticket en Holded

  • Pleo asignará el gasto directamente a la cuenta del proveedor en Holded.

💡 ¿Nuevo proveedor? Si se trata de un nuevo proveedor que aún no existe en Holded, un nuevo contacto con una nueva cuenta de proveedor asignada se creará en Holded de forma automática a través de la exportación. 📚 Lee más aquí

3. Selecciona el/los gasto/s que quieras exportar y envíalos a la “Cola de exporte”. Una vez hecho esto, haz clic en el botón “Exportar” (al fondo). La información de tus gastos se cargará directamente en Holded.

4. En Holded, en la pestaña de “Gastos”, verás los gastos exportados desde Pleo con toda su información, incluyendo el total del gasto, fecha, categoría, nombre de usuario, etiqueta(s), la imagen del recibo adjunto y el proveedor (si has agregado un CIF al gasto en Pleo y si así lo ha reconocido como factura)

☝️ Recuerda: al asignar el CIF del proveedor en Pleo, se creará una factura en Holded con 5 lineas (asientos) en el libro diario.

Si exportas un ticket, dejas vacía la columna del CIF en Pleo y o dejes libre la categoría (cuenta del gasto) o le asignas una categoría sin IVA. Entonces Holded lo reconocerá y creará el gasto como ticket. Resultará en 2 lineas (asientos) en el libro diario.

5. Y en la pestaña “Bancos”, al seleccionar el banco que has creado para Pleo en Holded, verás que lo exportado ya aparece asociado al gasto de Pleo (si haces clic en "Holded" en lugar del Extracto bancario).

6. ¡Listo! Tus gastos de Pleo se han sincronizado con Holded. Cada vez que tengas gastos nuevos para sincronizar, solo tendrás que seguir los cinco pasos de este apartado.

🚨 Importante: ten en cuenta que el proceso anterior solo sirve para sincronizar los gastos realizados con las tarjetas de Pleo. Para reconciliar las transferencias (recargas) realizadas a la cartera de Pleo, consulta 📚 este artículo.

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