Configurar y ajustar Pleo Reembolsos a tu contabilidad

Como sabes, para exportar los gastos de las tarjetas de Pleo (la cartera) directamente a tu sistema de contabilidad ya has configurado una cuenta de contrapartida.

Con Pleo Reembolsos introduciremos 1 o 2 cuentas adicionales:

  • Cuenta para gastos en efectivo. En la cuenta para gastos en efectivo se recogen los gastos en metálico y las dietas (por ejemplo, dietas por kilómetro y por comida); es decir, las deudas con los empleados. Puede encontrar más información sobre Reembolsos desde el punto de vista del administrador ? aquí.

☝️ En cualquier caso, deberás crear esta cuenta en tu sistema contable.

  • [Opcional] Cuenta para Reembolsos. A menos que reembolses a tus empleados directamente a sus tarjetas de crédito privadas a través de Pleo Wallet, necesitarás otra cuenta para las remuneraciones pendientes de pago, que agrupará las cantidades a reembolsar por empleado en tu sistema de contabilidad y al mismo tiempo se utilizará para equilibrar la cuenta para gastos en efectivo.

☝️ Si procesas todos los reembolsos directamente con Pleo, no necesitarás esta cuenta adicional de reembolso.

? Para nuestros clientes que utilicen Holded a través de la integración directa hay una ? Guía específica para configurar Pleo Reembolsos con Holded para llevar acabo la configuración.


Paso 1: Crear las cuentas de Reembolsos

  1. Ve a la configuración de tu ? contabilidad en la aplicación web de Pleo.

  2. Haz clic en el banner de configuración de Reembolsos.

  3. Sigue los pasos e introduce los números de cuenta correspondientes.

a) Número de cuenta de la cuenta para gastos en efectivo:

Nuestra gestoría colaboradora recomienda una cuenta de caja o de tránsito de moneda (/ una pasarela de pago) como cuenta para gastos en efectivo en el sistema contable (cuenta de contrapartida).

También son posibles otras cuentas, ☝️ contacta con tu asesor fiscal para que la elección de la cuenta se ajuste de forma óptima a tu plan contable.

Si utilizas uno de los formatos de exportación CSV, asegúrate de que tú mismo o tu asesor fiscal externo cree una cuenta para gastos en efectivo en el sistema contable e introduzca el número en este apartado.

b) Opcional: Número de cuenta para Reembolsos

☝️ Solo debes introducir una cuenta en este apartado si reembolsas a tus empleados manualmente en lugar de hacerlo directamente a través de Pleo.

Para la cuenta para Reembolsos, nuestra gestoría colaboradora recomienda una cuenta de 465 "Remuneraciones pendientes de pago".


También son posibles otras cuentas, por lo que te recomendamos ☝️ contactar con tu asesor fiscal para ajustar de forma óptima la elección de la cuenta a tu sistema contable.

Si procesas los reembolsos directamente a través de Pleo, no necesitas crear ni especificar una cuenta para Reembolsos aquí. En este caso, la cuenta para gastos en efectivo se compensa directamente con la cuenta normal de las tarjetas de Pleo cuando el empleado recibe el reembolso en su tarjeta VISA o MasterCard privada.


Paso 2: Exportar gastos en efectivo y reembolsos

Exportación de gastos en efectivo

Los gastos en efectivo y las dietas por kilometraje y comida, se muestran en el menú de exportación como gastos normales y pueden clasificarse como de costumbre.

Como los gastos en efectivo deben considerarse por separado de los gastos de la tarjeta en la contabilidad, se contabilizan en la cuenta para gastos en efectivo.

Exportación de Reembolsos

Además de los gastos, también encontrarás reembolsos en el menú de exportación, independientemente de si reembolsos externos (fuera de Pleo) o directamente con Pleo.

a) Exportación de reembolsos directos a través de Pleo

? Instrucciones para trabajar con el reembolso directo desde la Cartera de Pleo

Los reembolsos directos aparecen como un importe negativo en el menú de exportación. Cuando se exportan a tu sistema contable, el reembolso directo se contabiliza automáticamente en su cuenta para gastos en efectivo (para compensarla) y se registra simultáneamente en la cartera como una deducción.

b) Exportación de reembolsos manuales 

? Instrucciones para trabajar con las devoluciones manuales

Los reembolsos manuales aparecen como un importe positivo en el menú de exportación. Cuando se exporta a tu sistema de contabilidad, el reembolso manual se contabiliza automáticamente en tu cuenta para gastos en efectivo (para compensarla) y se contabiliza simultáneamente en la cuenta para Reembolsos especificada (reembolso pendiente).

Para los reembolsos manuales, Pleo solo registra el asiento contable. Es decir, la cuenta para gastos en efectivo se liquida en la exportación, pero☝️ el reembolso real al empleado todavía debe ser realizado por tu parte (fuera de Pleo). Cuando realices el reembolso real (transferencia, nómina o pago en efectivo), puedes contabilizarlo contra la cuenta para Reembolsos dentro de tu sistema de contabilidad.


Paso 3: Cómo cuadrar tus libros con Reembolsos

Tu guía para cuadrar tus cuentas entre Pleo y tu sistema contable.

Si tu empleado ha añadido un gasto en efectivo con retraso

A veces tus empleados puede que añadan gastos de kilometraje o de Reembolsos de hace tres meses y es posible que ya hayas cerrado ese mes. Puedes editar fácilmente la fecha de compra de los gastos en efectivo. Al cambiar la fecha de compra:

  • El gasto se moverá a la nueva fecha de compra en la pestaña de Exportar y

  • El gasto será reportado bajo la nueva fecha de compra

  • El informe de saldo del empleado utilizará la nueva fecha

  • La información del gasto reflejará el cambio

¿Quieres saber más? Aquí tienes todos los artículos sobre Pleo Reembolsos:

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