Einrichten der Datev-Integration

In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie die direkte Schnittstelle zwischen Pleo und einem Kassenbuch in DATEV Unternehmen online eingerichtet werden kann.

Achtung! Dieser Artikel erläutert Schritt 2 der Einrichtung. Für eine Liste aller erforderlichen Programme und Berechtigungen und wie Sie diese erhalten, schauen Sie bitte hier (Schritt 1). Sollten Sie alle Punkte bereits erfüllen, können Sie mit diesem Artikel (Schritt 2) direkt fortfahren.

Als Erstes richten Sie alle erforderlichen Einstellungen in DATEV Unternehmen online ein, am Anschluss wird Pleo eingerichet und mit DATEV Unternehmen online verkünpft.

1. Einrichten des Kassenbuchs in DATEV Unternehmen online

  • Erstellen eine jetzt Kasse für die Pleo-Ausgaben im 'Kassenbuch'. Dies geht unter "Kasse erstellen".
  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Kassenbuch online für das Wirtschaftsjahr 2020 eingerichtet ist.
    👉 Ist dies nicht der Fall, befolgen Sie bitte die Schritte unter "Jahresübernahme in Kassenbuch online durchführen" wie Sie hier erläutert sind (externer Link).
  • Bearbeiten Sie die Stammdaten des Kassenbuchs:
    - Name: Vergeben Sie einen für Sie intern leicht ersichtlichen Namen
    - Konto: Das Gegenkonto, das Sie für Pleo benutzen
    - Datum: Ihr Startdatum bei Pleo
    - Betrag: Betrag, der sich am Stichtag des Kassenbuchs im Wallet bei Pleo befindet. Wenn Sie Pleo noch nie benutzt haben, können Sie hier 0,00EUR eintragen. Wallet-Aufladung werden selbstverständlich ebenfalls exportiert und im Kassenbuch aufgeführt.
    - Kassenminusprüfung: Die Kassenminusprüfung kann ohne Problem deaktiviert werden, da Sie mit dem Wallet niemals ins Negative fallen können.
  • Konfigurieren Sie, welche Felder später sichtbar sind, indem Sie im Kassenbuch auf 'Einstellungen' und 'Erfassungsmaske konfigurieren' klicken. Stelle bitte sicher, dass die folgenden Felder angekreuzt sind:
    - Beleg-Nr.
    - Berichtigungschlüssel (BU)
    - Steuer
    - Gegenkonto
    - KOST1*
    - KOST2*

*Wie Sie Kostenstellen in Pleo hinterlegen, erfahren Sie hier (Schritt 3).

2. Einrichten der Schnittstelle in Pleo

Bitte beachten: Die Einstellungen müssen mit Google Chrome, nicht Internet Explorer oder Mozilla Firefox vorgenommen werden.

  • Öffnen Sie jetzt Accounting/Buchhaltung in Pleo.
  • Wählen Sie 'Datev Kassenbuch' aus.
  • Aktivieren Sie die zweistufigen Authentifizierung (siehe Beispiel hier). Hierzu benötigen Sie ihr SmartLogin, SmartCard oder mIDentity.
  • Wählen Sie im Drop-Down Menü als Kunden den Unternehmensnamen aus.

Pleo und Datev sind nur verbunden.

3. Einrichten der Buchhaltung in Pleo

  • Fügen Sie nur als Gegenkonto das Konto hinzu, dass Sie als Gegenkonto für Pleo in ihrem Kontenrahmen vorgesehen haben.
    Achtung: Dies muss zwingend das gleiche Konto sein, welches Sie auch als Konto im Kassenbuch in DATEV Unternehmen online angegeben haben. Ansonsten wird die Übertragung der Daten nach DATEV nicht möglich sein.
  • Fügen Sie nun die Steuercode hinzu. 👉 Eine Anleitung dazu finden Sie hier.
    Achtung: Unter Code fügen Sie den BU-Schlüssel aus DATEV ein. Bitte schreiben Sie diesen ohne die vorangehende 0, auch wenn DATEV es so ausweist. Also z.B. 9, anstatt 09.

Die Einrichtung der Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online ist nun abgeschlossen. Pleo ist jetzt bereit, die Ausgaben nach DATEV Unternehmen online zu exportieren.

4. Exportieren nach DUO

👉 Eine Anleitung zum Exportieren finden Sie hier.

Bitte überprüfen Sie vor dem Exportieren, dass alle Ausgaben kontrolliert und gegebenenfalls bearbeiten worden sind, um sicherzustellen, dass sie die korrekten Informationen enthalten.

Fahren Sie dann fort und exportieren die Ausgaben. Nach dem Export werden die Ausgaben in Pleo festgeschrieben und können nicht mehr bearbeitet werden.

Sie können die Ausgaben ein weiteres Mal exportieren; sollte dies aber zu einer Dopplung in DATEV Unternehmen online führen, kriegen Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Sobald exportiert wurde, können Sie die Daten in DATEV Unternehmen online folgendermaßen überprüfen:

  • Gehen Sie zu 'Kassenbewegungen' und wählen den Monat aus, den Sie überprüfen möchten.
  • Öffnen Sie die Details der Ausgaben.
  • Sie haben nun die Möglichkeit, die Aufgaben auf Korrektheit zu überprüfen.
  • Wenn alles wie gewünscht ist, klicken Sie auf  'Festschreiben & Bereitstellen', um die Daten an DATEV Kanzlei Rechnungswesen oder andere verbundene DATEV-Lösungen zu übermitteln

Ihre Steuerkanzlei oder -büro oder die Buchhaltung sollte nun in der Lage sein, alles direkt abrufen zu können!

Bei Fragen können Sie sich jederzeit an unser Support-Team unter support@pleo.io oder per Chat wenden!

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