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Deutsch:

Einrichten der Datev-Integration

In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie die direkte Integration zwischen Pleo und einem Kassenbuch in Datev Unternehmen online eingerichtet werden kann.

Außerdem wird auch erläutert, wie diese Daten anschließen an andere Datev-Lösungen, wie zum Beispiel Datev Kanzlei Rechnungswesen, weitergeleitet werden können.

Vorbereitung:

Bitte beachten: Die Einstellungen müssen mit Google Chrome, nicht Internet Explorer vorgenommen werden.

Für die Einrichtung der Integration wird Folgendes benötigt:

  • Ein Zugang zu DATEVconnect online
    👆 Nicht sicher, ob vorhanden? Dies kann in der Rechteverwaltung in DATEV Unternehmen online eingesehen werden.
    Einfach unter Administration > Rechteverwaltung > DATEVconnect online suchen. Wenn der Haken gesetzt ist, sollte es funktionieren. Wenn nicht, bitte aktivieren - im DATEV Shop gibt es weitere Informationen. Bei Fragen kann außerdem das Steuerbüro behilflich sein.
  • Ein SmartLogin oder SmartCard/mIDentity 
  • Das SmartLogin/SmartCard/mIDentity verfügt über die Berechtigungen zur Nutzung von DATEVconnect online und DXSO (siehe oben)

Des weiteren sollte diese kleine To-Do-Liste abgearbeitet worden sein:

  • Ein Gegenkonto für alle Pleo-Ausgaben wurde bereits erstellt (hierbei kann das Steuerbüro behilflich sein) ✅
  • Eine Liste mit allen gewünschten und benötigten Gegenkonten, für die Ausgaben mit Pleo gemacht werden sollen, ist erstellt ✅
  • eine Liste von Steuerkennzeichen und -sätzen (inkl. BU-Schlüssel), die für eure Ausgaben relevant werden, ist vorhanden ✅

Einrichten des Kassenbuchs

Öffne Datev Unternehmen online und 

  • erstelle eine Kasse für die Pleo-Ausgaben im 'Kassenbuch'
  • konfiguriere, welche Felder sichtbar sind, indem du auf 'Einstellungen' und 'Erfassungsmaske konfigurieren' klickst. Stelle bitte sicher, dass die folgenden Felder angekreuzt sind:

    - Beleg-Nr.

    - Berichtigungschlüssel (BU)

    - Steuer

    - Gegenkonto

    - KOST1*

    - KOST2*


*In unserer allerersten Version dieser Integration unterstützen wir KOST1 und KOST2 noch nicht, werden es aber sehr bald tun!

Einrichten der Integration in Pleo

Gehe jetzt zu Accounting in Pleo und:

  • wähle 'Datev Kassenbuch' aus
  • aktiviere die zweistufigen Authentifizierungsfluss (siehe Beispiel hier). Du benötigst euer SmartLogin, wenn du nicht bereits bei DUO angemeldet bist.
  • füge das Sachkonto in Pleo hinzu
  • füge die Steuercodes und -sätze hinzu und gehn dann zu Categories und stelle sicher, dass alle Kategorien hinzugefügt werden, die benötigt sind

Exportieren nach DUO
Bevor du die Ausgaben von der Export-Seite exportieren, überprüfe bitte, dass die Ausgaben kontrolliert und gegebenenfalls bearbeitet worden sind, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Informationen enthalten. Fahre dann fort und exportiere die Ausgaben.

Für eine genaue Erläuterung des Exports von Ausgaben nach Datev kannst du dir diesen Artikel anschauen.

Sobald exportiert wurde, kannst du die Daten in DUO folgendermaßen überprüfen:

  • gehe zu 'Kassenbewegungen' und wählen den Monat aus, den du überprüfen möchtest
  • öffne die Details der Ausgaben
  • wenn alles wie gewünscht ist, klicke auf  'Festschreiben & Bereitstellen', um die Daten an Datev Kanzlei Rechnungswesen oder andere verbundene Datev-Lösungen zu übermitteln

Euer Steuerbüro oder die Buchhaltung sollte nun in der Lage sein, alles direkt abrufen zu können!

Das war's, wir wünschen euch viel Spaß bei der Integration! 

English:

Setting up the DATEV integration

In this article we'll walk you through how to enable the direct integration between Pleo and the cash register, Kassenbuch, in Datev, which you can use to handle Pleo expenses. You will also see how you can further push these expenses to Datev Kanzlei-Rechnungswesen or other connected Datev solutions.

Before setting up the integration

Important: Please make sure to use Google Chrome for the set up.

Alright, first make sure:

  • you have bought DATEVconnect online in the DATEV shop,
  • have a SmartLogin ready
  • and that the SmartLogin has permissions to use DATEVconnect online and DXSO

When this is taken care of next you need to make sure you have:

  • a dedicated G/L account for all the Pleo expenses
  • your list of expense accounts ready that you want to use within Pleo
  • your list of tax codes and rates that you want to use within Pleo

Setting up Kassenbuch

Then head to Datev Unternehmen online and

  • create a cash register to use for Pleo card expenses in 'Kassenbuch'
  • configure which fields you see by hitting 'Einstellungen' and 'Erfassungsmaske konfigurieren'. You should make sure the following are ticked:

Beleg-Nr.
BU
Steuer
Gegenkonto
KOST1*
KOST2*

*In our very first version of this integration we do not support KOST1 and KOST2, but will very soon!

Setting up the integration in Pleo

Now head to Accounting in Pleo and:

  • choose 'Datev Kassenbuch'
  • proceed through a two-step authentication flow (see example here). You'll need your SmartLogin if you're not already logged into DUO
  • add the G/L account in Pleo
  • add tax codes and rates and then head to Categories and make sure you're all set up with categories matching your expenses accounts

Exporting to DUO and finding Data

Before you export expenses from the Export page, make sure to go through the expenses to see, that they have all the proper information. Then proceed and export the expenses. For exporting expenses to Datev you can refer to this article that outlines the procedure.

Once this is done you can now check the data via DUO by:

  • heading to 'Kassenbewegungen' and choosing the month you want to review
  • open up the details of the expenses
  • when all good, hit 'Festschreiben & Bereitstellen' to push the data to Datev Kanzlei-Rechnungswesen or other connected Datev solutions.

Your tax consultant should now be able to reconcile it all!
That's it, we hope you will enjoy this integration :)

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