Einen digitalen Beleg zu einem Online-Pleo-Kauf hinzufügen

In diesem Artikel werden alle Möglichkeiten erklärt, wie Sie einer Ausgabe in der Pleo-App einen digitalen Beleg (der Ihnen per E-Mail zugeschickt wird) hinzufügen können. Es gibt die folgenden Optionen:

• Fetch: automatisierter E-Mail-Belegfinder (der beste Weg)

• "Forward": E-Mail-Weiterleitung an Pleo (die zweitbeste Möglichkeit)

• Manuelles Hochladen (die weniger empfohlene, aber dennoch einfache Option)

Fetch: automatisierter E-Mail-Belegfinder

Fetch scannt Ihre Arbeits-E-Mails und fügt automatisch Quittungen von Online-Einkäufen in die Pleo-App ein. Dies ist die beste Option, weil sie vollständig automatisiert ist. Sie ist außerdem für alle Pleo-Kund*innen ohne zusätzliche Kosten verfügbar.

Hier erfahren Sie, wie wir Ihre Privatsphäre und Sicherheit schützen, wenn Fetch aktiviert ist.

Wie man Fetch aktiviert

• Fetch auf der Web-Version aktivieren:

1. Klicken Sie auf Ihr Profil unten links und gehen Sie zu „Power-ups“.

2. Klicken Sie neben dem „Fetch“-Banner auf „Aktivieren:“

   

3. Befolgen Sie die Schritte, um Fetch für Ihr Gmail- oder MS365-Konto zu aktivieren.

• Fetch in der mobilen App aktivieren:

1. Klicken Sie in der App unten rechts auf das Profil-Symbol.

2. Klicken Sie auf „Power-ups“.

3. Befolgen Sie die Schritte, um Fetch für Ihr Gmail- oder MS365-Konto zu aktivieren.
   
   

Hinweise für Ihre IT-Abteilung

Einige Organisationen haben ihre eigenen IT-Regeln und Filter für Arbeits-E-Mails, einschließlich Einstellungen, die Fetch blockieren können.

• Wenn Ihr Unternehmen Gmail verwendet

Wenn Ihre IT-Abteilung beschlossen hat, den Zugriff auf Fetch zu sperren, können Sie dies über das Google Workspace-Administrationspanel ändern.

• Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 verwendet

Fetch funktioniert mit jedem der Cloud-basierten E-Mail-Dienste von Microsoft, d. h. Office 365 (Outlook) oder Exchange Online. Allerdings haben Mitarbeiter*innen möglicherweise nicht die richtigen Berechtigungen, um einen Dienst wie Fetch zu aktivieren. In diesem Fall gibt es mehrere Möglichkeiten:

1. Wenn ein*e Mitarbeiter*in versucht, Fetch über die Pleo-App zu aktivieren, erscheint ein Pop-up-Fenster, das dazu auffordert, automatisch die IT-Administrator*innen um Erlaubnis zu bitten.

   Oder

2. Mitarbeiter*innen sehen kein Popup-Fenster. In diesem Fall muss ein anderer Weg gefunden werden, um die IT-Abteilung zu kontaktieren und die Erlaubnis einzuholen.

Als IT-Administrator*in empfehlen wir Ihnen, die E-Mail-Einstellungen Ihres Unternehmens zu überprüfen, bevor Fragen zu Fetch aufkommen:

• Richten Sie die entsprechenden Berechtigungen in Microsoft 365 ein (Erteilung der Benutzererlaubnis für Apps).

• Je nach aktueller Einrichtung müssen Sie möglicherweise auch allen Personen, die Fetch verwenden möchten, im Voraus Zugriff gewähren. Bitte beachten Sie, dass Sie globale Administratorrechte benötigen, um diesen Schritt auszuführen.

Warum Fetch auf eine einzige Arbeits-E-Mail beschränkt ist

Fetch ist derzeit auf eine einzige Arbeits-E-Mail beschränkt. Die Gründe dafür sind die Folgenden:

• Wenn es darum geht, ein privates E-Mail-Konto zu verbinden, besteht die - wenn auch geringe - Chance, dass Fetch etwas Falsches an Pleo weiterleitet. Diese Datei wäre dann für Pleo-Administrator*innen, Buchhalter*innen und für Ihre Kontobetreuer*innen sichtbar. Deshalb bieten wir unseren Kund*innen die Option für mehrere E-Mails nicht an, um diese Situation zu vermeiden.

• Wenn es um gemeinsam genutzte E-Mail-Konten geht, würde die Unterstützung dieser Funktion gegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Gmail und Outlook verstoßen. Das können wir also im Moment nicht anbieten.

"Forward": E-Mail-Weiterleitung an Pleo

Diese Option ist weniger automatisiert als Fetch, aber schneller als das manuelle Hochladen einer Quittung. Klicken Sie einfach auf die E-Mail, die Ihre Quittung enthält, und leiten Sie sie an [email protected] weiter. Sie müssen Fetch nicht aktiviert haben, um diese Option nutzen zu können. Das war's schon! Die Quittung wird automatisch mit der entsprechenden Kartenzahlung verknüpft. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Quittung von der E-Mail-Adresse gesendet wird, die mit Ihrem Pleo-Login verbunden ist.

Wenn eine Quittung an ein persönliches E-Mail-Konto gesendet wurde, muss sie an Ihre Arbeits-E-Mail-Adresse gesendet werden, bevor sie an Pleo weitergeleitet wird. Unabhängig davon, ob Sie Fetch oder Forward to Pleo verwenden, können Sie immer eine automatische Weiterleitung von einer persönlichen E-Mail an Ihre Arbeits-E-Mail einrichten. So funktioniert es für Gmail und Outlook.

Und um das Leben noch ein bisschen einfacher zu machen, können Sie Ihre digitalen Quittungen mit wenigen Klicks direkt an die Pleo-App weiterleiten.

Manuelles Hochladen

• In der Web-Anwendung von Pleo:

1. Gehen Sie zur Seite „Ausgaben“.

2. Klicken Sie auf die Ausgabe.

3. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um einen Beleg hinzuzufügen.

4. Wählen Sie einen Beleg auf Ihrem Computer aus.
   
   

Sie können den Beleg auch per Drag & Drop in das Feld „Beleg hinzufügen“ ziehen:

• In der mobilen App:

1. Klicken Sie auf eine Ausgabe.

2. Laden Sie Ihren Beleg als Foto aus Ihrer Galerie oder als PDF-Datei aus Ihren gespeicherten Dateien hoch:
   
   

Fügen Sie einen Beleg aus dem Beleg-Posteingang hinzu

Manchmal ist Fetch sich nicht sicher, ob ein bestimmter Beleg zu einer Ihrer Pleo-Ausgaben gehört. Etwa wenn Fetch zwei sehr ähnliche Belege in Ihrem E-Mail-Posteingang findet. Um Fehler zu vermeiden, hängt Fetch Belege, bei denen Unsicherheiten bestehen, nicht automatisch Ihren Ausgaben an. Stattdessen werden diese möglicherweise passenden Belege in Ihrem Beleg-Posteingang in Pleo abgelegt. Dies ist ein privater Posteingang, der nur für Sie als Nutzer:in sichtbar ist. Wenn Sie einen Beleg haben, der Ihrer Ausgabe nicht automatisch durch Fetch hinzugefügt wurde, überprüfen Sie bitte zunächst ob dieser vielleicht bereits in Ihrem Beleg-Posteingang in Pleo vorliegt. Ordnen Sie ihn dann manuell der entsprechenden Ausgaben zu. 

Alle Belege im Beleg-Posteingang können von Ihnen hinzugefügt oder gelöscht werden, oder werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

Falls wir glauben, dass wir einen passenden Beleg gefunden haben, weisen wir Sie mit einer Nachricht beim Öffnen der Ausgabe darauf hin.

Wie man Belege aus dem Posteingang hinzufügt

1. Aktivieren Sie Fetch mithilfe der oben genannten Anweisungen.
2. Öffnen Sie die Pleo-App
3. Klicken Sie auf das runde Bearbeiten-Symbol, daraufhin erscheint ein Pop-up-Fenster. 
4. Tippen Sie auf das Belegs-Posteingangssymbol oben rechts. Wenn Fetch passende Belege gefunden hat, finden Sie diese hier.
5. Überprüfen Sie, ob die gefundenen Belege Ihren Ausgaben entsprechen.
6. Tippen Sie auf den Beleg.
7. Tippen Sie auf das Häkchen, um den Beleg einer bestehenden Ausgabe anzuhängen.