Privatauslage einreichen und rückerstattet bekommen

Rückerstattungen helfen Ihnen dabei, eine Rückerstattung zu erhalten, wenn Sie geschäftliche Ausgaben aus privater Tasche bezahlt haben. Dieser Artikel umfasst folgende Punkte:


Eine Privatauslage in der mobilen App hinzufügen

  1. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der mobilen App.

  2. Klicken Sie auf „Privatauslage“.

  3. Machen Sie ein Foto von Ihrem Beleg oder laden Sie einen Beleg aus dem Ordner auf Ihrem Telefon hoch.

  4. Fügen Sie eine entsprechende Kategorie und/oder ein Tag hinzu. Sie können auch eine Notiz hinzufügen.

  5. Die in Pleo integrierte OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) wird Vorschläge anzeigen für das Datum, den Betrag und/oder den Namen des Händlers. Klicken Sie auf die Vorschläge, um zu bestätigen, dass sie korrekt sind. Fehlende Informationen können Sie manuell hinzufügen.

  6. Klicken Sie auf „Fertig“, um den Kauf zu speichern.


Eine Privatauslage in der Web-App hinzufügen

  1. Gehen Sie in der Web-Anwendung von Pleo zur Seite Ausgaben.

  2. Klicken Sie auf „Ausgabe hinzufügen“.

  3. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um einen Beleg hochzuladen oder ziehen Sie ihn per Drag & Drop.

  4. Geben Sie den Betrag, den Händler, die Kategorie und weitere Informationen ein (Tag, Notiz usw.).

  5. Klicken Sie auf „Ausgabe speichern“.


Eine private Bankkarte oder ein Bankkonto hinzufügen

In der mobilen App:

  1. Klicken Sie auf das Kontosymbol in der unteren rechten Ecke.

  2. Klicken Sie auf „Rückerstattungsmethoden“.

  3. Fügen Sie ein persönliches Bankkonto und/oder eine Karte für zukünftige Rückerstattungen hinzu. Bitte beachten Sie, dass Pleo nur Rückerstattungen auf private Bankkarten und/oder Bankkonten vornehmen kann, die im EWR registriert sind. Es ist wichtig zu wissen, dass Pleo keine Überweisungen jeglicher Art an sanktionierte Banken oder Privatpersonen zulässt.


Rückerstattung erhalten

Wenn Ihre Privatauslagen überprüft werden müssen, benötigen Sie nur ein wenig Geduld. Wenn in der mobilen App die Meldung „Ihnen geschuldet“ angezeigt wird, bedeutet das, dass Ihre Auslagen für eine Rückerstattung genehmigt wurden. Sie haben zwei Möglichkeiten, sich die Kosten rückerstatten zu lassen:

  • Rückerstattung an Sie selbst über die mobile App (nicht verfügbar in den USA):

    1. Klicken Sie auf „Ihnen geschuldet“.

    2. Klicken Sie auf „Rückerstattung erhalten“.

    3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

  • Rückerstattung in der Web-Anwendung über Admin/Buchhalter:in:

    Wenn Sie bereits Ihre Karten- und Bankverbindung angegeben haben, kann es sein, dass ein:e Admin die Rückzahlung vornimmt, bevor Sie die Rückerstattung selbst durchführen. Wenn dies der Fall ist, können Sie die Rückerstattung in Ihrer Ausgabenübersicht sehen, wenn Sie auf „Ihnen geschuldet“ klicken.


Häufig gestellte Fragen

  • Gibt es ein Limit für Rückerstattungen?

Es gibt eine Obergrenze von 2000 Pfund/Euro pro Rückerstattung an sich selbst. Falls der Ihnen geschuldete Gesamtbetrag diese Grenze übersteigt, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Admin und beantragen Sie dort die Rückerstattung.

  • Wie lange dauert es, bis ich die Rückerstattung erhalte?

Das dauert normalerweise 1–3 Tage.

  • Was ist, wenn ich nicht möchte, dass meine private Bankkarte bzw. mein Bankkonto in der Pleo-App gespeichert wird?

Anstatt diese Informationen im Abschnitt „Rückerstattungsmethoden“ zu speichern, können Sie sie hinzufügen, wenn Sie den Vorgang zum Durchführen einer Rückerstattung an sich selbst durchlaufen. Vergessen Sie in diesem Fall nicht, die Option zum Speichern zu deaktivieren:

  • Kann ich Geld in einer anderen Währung senden als meine private Bankkarte oder mein Bankkonto aufweist?

Das hängt von Ihrer Bank ab. Wenn Ihr Konto nicht für den Erhalt von Fremdwährungen eingerichtet ist, wird die Rückerstattung abgelehnt. Bitte zögern Sie nicht, sich diesbezüglich im Voraus bei Ihrer Bank zu erkundigen. Außerdem sollten Sie folgende wichtige Hinweise beachten:

-- Die Bearbeitung von Überweisungen in Fremdwährung dauert in der Regel etwas länger als bei Transaktionen in derselben Währung.

-- Ihre Bank erhebt möglicherweise eine Gebühr für den Empfang einer Fremdwährung.

-- Es kann auch sein, dass die Bank einen ungünstigeren Umrechnungskurs anwendet, so dass Sie etwas weniger zurückbekommen, als Ihr Arbeitgeber Ihnen erstattet hat.

  • Warum sehe ich die Plus-Schaltfläche in meiner mobilen App nicht?

Ihr:e Pleo-Admin muss die Einrichtung der Rückerstattungen abschließen.

  • Wie kann ich eine Ausgabe bearbeiten?

Wenn Sie Ihre Privatauslagen bearbeiten möchten, klicken Sie einfach darauf und speichern Sie die Änderungen. Sie können die Ausgabe auch löschen und von vorne beginnen.

  • Für welche Karten können Kosten rückerstattet werden? 

Wir akzeptieren Visa und Mastercard. Einige Banken haben jedoch Einschränkungen bei der Rückerstattung.

  • Ich habe keinen Beleg, wie kann ich die Ausgabe einreichen?

Befolgen Sie die oben genannten Schritten, um die Ausgabe zu melden. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Beleg hochzuladen, schließen Sie einfach das Fenster. Wenn die Ausgabe erstellt wurde, können Sie sie erneut öffnen und auf die Schaltfläche „Fehlt ein Beleg?“ klicken.

  • Warum wird meine private Bankkarte abgelehnt?

Das passiert hoffentlich nicht. Falls doch, achten Sie bitte auf entsprechende Benachrichtigungen, die den Grund dafür erklären. Sie können sich auch an unser Support-Team wenden.


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