Rückerstattungen und Bargeldabhebungen

Es kann vorkommen, dass Sie eine Privatauslage in bar bezahlen müssen, wenn ein Händler (Kiosk, Taxi usw.) keine Karten akzeptiert. Dieser Artikel beschreibt:

• Wie man eine Barabhebung durch die Erstellung einer Privatauslage ausgleicht.

• Wie Sie Wechselkursschwankungen berücksichtigen können.

• Wie Sie eine Geldautomatengebühr abrechnen können.

• Erstattungen außerhalb Pleos, wenn ein Mitarbeiter Bargeld abgehoben hat

Wie man eine Barabhebung durch die Erstellung einer Privatauslage ausgleicht.

1. Wenn Sie mit Ihrer Pleo-Karte Bargeld abheben, wirkt sich dies auf Ihren Mitarbeiterguthaben aus. Der Bargeldbetrag wird als Geldbetrag registriert, den Sie Ihrem Unternehmen schulden. Dies sieht so aus:
   
   

   
   

   

   
   

   Und so ist die Ansicht auf der Rückerstattungen-Seite für einen Pleo-Admin (oder Buchhalter*in), wenn er oder sie im Feld Ausstehend nach Mitarbeiter*innen filtert:
   
   

   
   

   

   
   

2. Um den Saldo auszugleichen, reichen Sie eine Privatauslage ein. So sieht das aus:
   
   

   
   

   

   
   

   
   Auch die Ansicht des Admins (oder der Buchhaltung) wird automatisch aktualisiert, nachdem Sie die Privatauslage eingereicht haben. Dies erscheint auf der Rückerstattungen-Seite im Feld "Abgerechnet" und sieht so aus:
   
   

   
   

   

   
   

   In dem obigen Beispiel stimmt die Privatauslage von 100 DKK perfekt mit der Bargeldabhebung überein, so dass der Saldo gleich Null ist. Sie müssen aber nicht unbedingt eine "perfekte" Privatauslage wie diese erstellen. Es ist völlig in Ordnung, mehrerePrivatauslagen einzureichen, wenn Sie z. B. einen Teil des Bargelds in einem Taxi, einen Teil in einem Geschäft usw. ausgegeben haben.

Wie Sie Wechselkursschwankungen berücksichtigen können

Wenn Sie Bargeld in einer Fremdwährung abheben, wird der Betrag umgerechnet, sobald Ihre Abhebung autorisiert wurde (dies geschieht normalerweise innerhalb von 24 Stunden). Differenzen entstehen, wenn Sie ein paar Tage später einen Kauf hinzufügen und sich der Wechselkurs mittlerweile geändert hat. So lösen Sie die Differenz auf:

• Am einfachsten ist es, eine weitere Privatauslage in Höhe der Differenz hinzuzufügen, so dass Ihr Mitarbeiterguthaben wieder auf Null gesetzt wird. Als Ort des Kaufes können Sie „Umrechnungskorrektur“ angeben.

• Handelt es sich um eine Differenz zu Ihren Gunsten, kann Ihr Admin diese auflösen, indem er oder sie den Mitarbeiterguthaben auf der Rückerstattungen-Seite unter der Admin-Ansicht begleicht.

Wie Sie eine Geldautomatengebühr abrechnen

Wenn Sie 50,00€ abgehoben haben, der Betrag in Ihrem Rückerstattungen aber als 51,00€ angezeigt wird, hat der Geldautomat sehr wahrscheinlich eine Transaktionsgebühr berechnet. Fügen Sie eine Ausgabe von 1,00€ hinzu und kennzeichnen Sie den Ort des Kaufes mit "Transaktionsgebühr".

Erstattungen außerhalb Pleos, wenn ein Mitarbeiter Bargeld abgehoben hat

Wenn ein Mitarbeiter entweder Bargeld abgehoben oder eine Ausgabe als persönlich markiert hat, ändern sich die Erstattungen außerhalb Pleos. Insbesondere muss ein Verwalter oder Buchhalter das gesamte Mitarbeiterguthaben eines Mitarbeiters abrechnen (statt nur ausgewählte Privatauslagen).

Dies ist auf eine derzeitige Einschränkung auf Seiten von Pleo zurückzuführen. Bitte bleiben Sie dran für zukünftige Updates! Sobald die früheren Privatauslagen eines Mitarbeiters exportiert und in Ihrem Buchhaltungssystem abgeglichen wurden, wird der Saldo in Pleo neu eingestellt, und es wird möglich sein, bestimmte Ausgaben wieder manuell für die Erstattung auszuwählen.