Dieser Artikel erklärt:

  • Welche Gegenkonten für den Export zu DATEV Unternehmen online, und welche für den Export im eigenen Format, benötigt werden

  • Wo man die Gegenkonten für Pocket in Pleo einträgt

  • Wie Pocket-Ausgaben exportiert werden

  • Wie Pocket-Erstattungen exportiert werden

  • Wie man das Datum einer Pocket-Ausgabe ändert


Welche Gegenkonten für die Nutzung von Pocket für DATEV Unternehmen online und das eigene Format benötigt werden

Um über Pleo getätigte Kartenausgaben direkt in Ihr Buchhaltungssystem zu exportieren, haben Sie bereits ein Gegenkonto eingerichtet. Diese weiteren Konten brauchen Sie für die Nutzung von Pocket :

  • Das Pocket-Konto. Im Pocket-Konto werden die Vorfälle der Barauslagen und Pauschalen (z.B. Kilometer-und Verpflegungspauschalen), also Verbindlichkeiten gegenüber den Mitarbeitern, gesammelt. Unser Partner-Steuerbüro empfiehlt für dieses Konto u.a. den Typ “Verrechnungskonto”.

  • Ein Pocket-Rückerstattungskonto für Rückerstattungen. Ein Geldtransitkonto aus Ihrem Kontenrahmen bietet sich hierfür an.

Wenn Sie DATEV Unternehmen online nutzen, müssen Sie unabhängig von Ihrer Erstattungsmethode über beide Pocket-Konten verfügen.

Wenn Sie das “Eigene Format” für Ihren Export verwenden, benötigen Sie nur dann ein extra Rückerstattungskonto, wenn Sie vorhaben, Mitarbeitenden Erstattungen manuell zu überweisen (z. B. über ihr Gehalt).

Es ist derzeit nicht möglich, Pocket-Ausgaben zu Lexoffice zu exportieren.

Weitere Infos zu Pocket aus der Admin-Perspektive finden Sie hier.


Wo man die Pocket-Konten in Pleo einträgt

  1. Gehen Sie in der Pleo-Web-App zu Ihren Buchhaltungseinstellungen.

  2. Suchen Sie das Banner für die Pocket-Einrichtung.

  3. Folgen Sie den Schritten und geben Sie entsprechend die Kontonummern ein.

  4. Kontonummer für das Pocket Konto: Als Pocket-Konto im Buchhaltungssystem (Gegenkonto) empfiehlt unser Partner-Steuerbüro ein Verrechnungskonto. Andere Konten sind ebenfalls möglich - sprechen Sie hierzu bitte mit Ihrem Steuerberater, damit die Kontenwahl optimal auf Ihren Kontenrahmen abgestimmt ist:

    • Wenn Sie eines der CSV-Export-Formate verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass Sie oder Ihr externer Steuerberater ein Pocket-Konto in Ihrem Buchhaltungssystem angelegt, bzw. ausgewählt hat und tragen Sie die entsprechende Kontonummer hier ein.

  5. Kontonummer für das Pocket-Rückerstattungskonto: Für das Pocket-Rückerstattungskonto empfiehlt unser Partner-Steuerbüro ein Geldtransitkonto. Andere Konten sind auch möglich, daher sprechen Sie hierzu bitte mit Ihrem Steuerberater, damit die Kontenwahl auf Ihr Buchungssystem optimal abgestimmt ist.


Wie Pocket-Ausgaben exportiert werden

Pocket-Ausgaben, also Barauslagen, Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwände, werden im Export-Menü wie reguläre Ausgaben angezeigt und können wie gewohnt kategorisiert und exportiert werden.

Da die Pocket-Ausgaben getrennt von den Kartenausgaben in der Buchhaltung betrachtet werden sollen, werden diese nach dem Export auf das Pocket-Gegenkonto anstelle des regulären Kontos für Pleo-Kartenausgaben gebucht.


Wie Pocket-Erstattungen exportiert werden

Neben den Pocket-Ausgaben finden Sie ebenfalls die Pocket-Rückerstattungen im Export-Menü, egal ob Sie manuell (außerhalb von Pleo) oder direkt über Pleo erstatten.

Erstattungen können Sie genauso wie reguläre Pleo- und Pleo-Pocket-Ausgaben in "Bereit zum Export" schieben und exportieren.

  • Export von direkten Rückerstattungen über das Pleo Wallet

Direkte Rückerstattungen erscheinen Ihnen als negativer Betrag im Export-Menü:

Beim Export in Ihr Buchhaltungssystem wird die direkte Rückerstattung automatisch sowohl auf Ihr Pocket Konto gebucht (um es auszugleichen) und gleichzeitig als Minderung des Pleo Wallets verbucht.

  • Export von manuellen Rückerstattungen

Manuelle Rückerstattungen erscheinen als positiver Betrag im Export-Menü:

Beim Export in Ihr Buchhaltungssystem wird die manuelle Rückerstattung automatisch auf Ihr Pocket-Konto gebucht (um es auszugleichen) und gleichzeitig auf das angegebene Pocket-Rückerstattungskonto gebucht (zur Rückzahlung ausstehend). Bei manuellen Rückerstattungen schreibt Pleo lediglich den Geschäftsvorfall, d.h. das Pocket-Konto im Buchhaltungssystem wird durch den Export ausgeglichen, die tatsächliche Rückerstattung an den Mitarbeiter muss jedoch noch von Ihnen vorgenommen werden (außerhalb von Pleo). Wenn Sie die tatsächliche Erstattung vornehmen (z.B. mittels Überweisung, Gehaltsabrechnung oder Barauszahlung), können Sie diese gegen das Pocket-Rückerstattungskonto buchen.


Wie man das Datum einer Pocket-Ausgabe ändert

Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende Kilometerpauschalen oder Pocket-Ausgaben einreichen, die mehrere Monate zurückliegen, und Sie als Admin den entsprechenden Monat eigentlich bereits abgeschlossen haben.

  1. Sie können das Kaufdatum von Pocket-Ausgaben ganz einfach ändern, indem Sie die Ausgabe anklicken.

  2. Klicken Sie dann auf das Kalendersymbol und wählen Sie ein früheres Datum aus:

  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf "Datum ändern":

Wenn Sie das Kaufdatum ändern:

  • Die Ausgabe wird auf der Export-Seite unter das neue Kaufdatum verschoben.

  • Die Ausgabe wird unter dem neuen Kaufdatum ausgewiesen.

  • Der Bericht über den Pocket-Saldo wird das neue Datum nutzen.

  • Der Aktivitäten-Feed der Ausgabe wird einen Hinweis auf die Änderung des Datums enthalten.


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