Pleo Rückerstattungen Einrichtung mit Ihrem Buchhaltungssystem

Dieser Artikel erklärt:


Welche Gegenkonten für die Nutzung von Rückerstattungen für DATEV Unternehmen online und das eigene Format benötigt werden

Um über Pleo getätigte Kartenausgaben direkt in Ihr Buchhaltungssystem zu exportieren, haben Sie bereits ein Gegenkonto eingerichtet. Diese weiteren Konten brauchen Sie für die Nutzung von Rückerstattungen :

  • Das Privatauslagenkonto. Im Privatauslagenkonto werden die Vorfälle der Barauslagen und Pauschalen (z.B. Kilometer-und Verpflegungspauschalen), also Verbindlichkeiten gegenüber den Mitarbeitern, gesammelt. Unser Partner-Steuerbüro empfiehlt für dieses Konto u.a. den Typ “Verrechnungskonto” oder "Sonstige Verbindlichkeiten".

  • Ein Gegenkonto für Rückerstattungen. Das Konto "Geldtransit" aus Ihrem Kontenrahmen bietet sich hierfür an.

Wenn Sie DATEV Unternehmen online nutzen, müssen Sie unabhängig von Ihrer Erstattungsmethode über beide Rückerstattung-Konten verfügen.

Wenn Sie das “Eigene Format” für Ihren Export verwenden, benötigen Sie nur dann ein extra Rückerstattungskonto, wenn Sie vorhaben, Mitarbeitenden Erstattungen manuell zu überweisen (z. B. über ihr Gehalt).

⚠️ Es ist derzeit nicht möglich, Privatauslagen zu Lexoffice zu exportieren.

Weitere Infos zu Rückerstattungen aus der Admin-Perspektive finden Sie hier.


Wo man die Rückerstattungen-Konten in Pleo einträgt

  1. Gehen Sie in der Pleo-Web-App zu Ihren Buchhaltungseinstellungen.

  2. Suchen Sie das Banner für die Rückerstattungen-Einrichtung.

  3. Folgen Sie den Schritten und geben Sie entsprechend die Kontonummern ein (für DATEV Unternehmen Online wählen sie die erstellte "Kasse" aus DATEV im Drop-Down-Feld aus).

  4. Kontonummer für das Privatauslagenkonto: Als Privatauslagenkonto im Buchhaltungssystem (Gegenkonto) empfiehlt unser Partner-Steuerbüro das Konto "Sonstige Verbindlichkeiten" oder ein Verrechnungskonto. Andere Konten sind ebenfalls möglich - sprechen Sie hierzu bitte mit Ihrem Steuerberater, damit die Kontenwahl optimal auf Ihren Kontenrahmen abgestimmt ist:



  5. Kontonummer für das Gegenkonto für Rückerstattungen: Für das Gegenkonto für Rückerstattungen empfiehlt unser Partner-Steuerbüro das Konto "Geldtransit". Andere Konten sind auch möglich, daher sprechen Sie hierzu bitte mit Ihrem Steuerberater, damit die Kontenwahl auf Ihr Buchungssystem optimal abgestimmt ist. ⚠️ Sie können nicht das gleiche Konto verwenden, dass Sie bereits für Pleo Pocket verwenden!


Wie Privatauslagen exportiert werden

Privatauslagen, also Barauslagen, Kilometerpauschalen und Verpflegungsmehraufwände, werden im Export-Menü wie reguläre Ausgaben angezeigt und können wie gewohnt kategorisiert und exportiert werden.

Da die Privatauslagen getrennt von den Kartenausgaben in der Buchhaltung betrachtet werden sollen, werden diese nach dem Export auf das Privatauslagenkonto anstelle des regulären Kontos für Pleo-Kartenausgaben gebucht.


Wie Rückerstattungen exportiert werden

Neben den Privatauslagen finden Sie ebenfalls die Rückerstattungen im Export-Menü, egal ob Sie manuell (außerhalb von Pleo) oder direkt über Pleo erstatten.

Erstattungen können Sie genauso wie reguläre Pleo- und Pleo-Privatauslagen in "Bereit zum Export" schieben und exportieren.

  • Export von direkten Rückerstattungen über das Pleo Wallet

Direkte Rückerstattungen erscheinen Ihnen als negativer Betrag im Export-Menü.

Beim Export in Ihr Buchhaltungssystem wird die direkte Rückerstattung automatisch sowohl auf Ihr Privatauslagenkonto gebucht (um es auszugleichen) und gleichzeitig als Minderung des Pleo Wallets verbucht.

  • Export von manuellen Rückerstattungen

Manuelle Rückerstattungen erscheinen als positiver Betrag im Export-Menü.

Beim Export in Ihr Buchhaltungssystem wird die manuelle Rückerstattung automatisch auf Ihr Privatauslagenkonto gebucht (um es auszugleichen) und gleichzeitig auf das angegebene Gegenkonto für Rückerstattungen gebucht (zur Rückzahlung ausstehend). Bei manuellen Rückerstattungen schreibt Pleo lediglich den Geschäftsvorfall, d.h. das Privatauslagenkonto im Buchhaltungssystem wird durch den Export ausgeglichen, die tatsächliche Rückerstattung an den Mitarbeiter muss jedoch noch von Ihnen vorgenommen werden (außerhalb von Pleo). Wenn Sie die tatsächliche Erstattung vornehmen (z.B. mittels Überweisung, Gehaltsabrechnung oder Barauszahlung), können Sie diese gegen das Pocket-Rückerstattungskonto buchen.


Wie man das Datum einer Privatauslage ändert

Es kann vorkommen, dass Mitarbeitende Kilometerpauschalen oder Privatauslagen einreichen, die mehrere Monate zurückliegen, und Sie als Admin den entsprechenden Monat eigentlich bereits abgeschlossen haben.

  1. Sie können das Kaufdatum von Privatauslagen ganz einfach ändern, indem Sie die Ausgabe anklicken.

  2. Klicken Sie dann auf das Kalendersymbol und wählen Sie ein früheres Datum aus:



  3. Klicken Sie zur Bestätigung auf "Datum ändern".

Wenn Sie das Kaufdatum ändern:

  • Die Ausgabe wird auf der Export-Seite unter das neue Kaufdatum verschoben.

  • Die Ausgabe wird unter dem neuen Kaufdatum ausgewiesen.

  • Der Bericht über den Mitarbeiterguthaben wird das neue Datum nutzen.

  • Der Aktivitäten-Feed der Ausgabe wird einen Hinweis auf die Änderung des Datums enthalten.


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