Sådan opretter du teams og godkendere, og sådan godkender du udgifter

I denne artikel får du mere at vide om følgende:


Oprettelse af teams og opsætning af godkendere

Opret teams, og opsæt en proces for gennemgang af udgifter med teamgennemgang og virksomhedsgennemgang.

Vores gennemgangsproces bestående af flere trin giver dig mulighed for at opsætte to forskellige gennemgangsprocesser for to forskellige områder i virksomheden. Godkenderne kan godkende, anmode om flere oplysninger og afvise udgifter. Det giver dig en følelse af i højere grad at have styr på dine virksomhedsudgifter.

Team-godkendere

Det er nyttigt at oprette teams, hvis du vil inddele forskellige medlemmer i relevante afdelinger og gennemgå teamudgifter i Pleo.

Som administrator eller bogholder med udvidet adgang kan du opsætte en tærskel, som udløser en godkendelsesproces for alle udgifter, der falder inden for den pågældende tærskel. Den markerede udgift fremhæves for godkenderen i det pågældende team, så vedkommende ved, at den skal vurderes.

Følg disse trin:

  1. Gå til 'Brugerei menuen til venstre i Pleo-webappen.

  2. Klik på 'Teams'.

  3. Klik på 'Opret team'. Når du opretter teams, kan du tildele et navn og en kode.

  4. Klik på 'Tilføj godkender', og tildel én eller flere personer, der skal se og godkende teamets udgifter. Godkendere kan også angive og kontrollere forbrugsgrænser, blokere og ophæve blokeringen af kort.

  5. Vælg minimum- og maksimumgrænser for godkendelse af kort-og privat udlæg. Det er dine tærskler for gennemgang.

  6. Du kan opsætte forskellige tærskler for hver enkelt godkender, hvis du har brug for det. I nedenstående eksempel er Angela godkender af alle udgifter op til 999 kr., og Adam godkender alle udgifter over 1.000 kr.

Virksomhedsgodkendere

En administrator eller en bogholder kan sætte en tærskel op for virksomhedsgodkenderne. Det vil udløse en gennemgangsproces for alle udgifter, der falder inden for den pågældende tærskel. De markerede udgifter fremhæves for virksomhedsgodkenderen, så vedkommende ved, at de skal vurderes. Virksomhedsgennemgang fungerer sideløbende med teamgennemgang, så virksomheden har en godkendelsesproces med flere trin.

Følg disse trin:

  1. Gå til 'Indstillinger' i menuen til venstre.

  2. Klik på 'Gennemgå'.

  3. Slå virksomhedsgennemgang til øverst på siden.

  4. Angiv tærsklen for virksomhedsgennemgang for alle udgifter herunder.

  5. Tilføj derefter dine virksomhedsgodkendere via rullelisten.


Sådan gennemgår du udgifter

Med en gennemgangsproces med flere trin har det aldrig været nemmere at godkende udgifter. Nu kan du administrere de udgifter, der kan kræve særlig opmærksomhed.

Du skal først gå til 'Udgifterog derefter åbne fanen 'Gennemgang'.



Her kan en godkender markere en udgift på listen som 'OK', Ikke OK' eller 'Mangler oplysninger'.



Værd at vide: Du kan markere op til 25 udgifter som 'OK' ad gangen ved at vælge dem og klikke på 'OK'.

Hvis en udgift er markeret som 'Ikke OK', sendes der automatisk en push-notifikation til det pågældende medlem om at foretage den nødvendige handling. Hvis du har sat Udlæg op, kan teammedlemmet vælge at markere denne udgift som "privat", hvorefter beløbet trækkes fra vedkommendes medarbejdersaldo.

Hvis et medlems udgift er markeret som 'Mangler oplysninger', modtager medlemmet en notifikation om at tilføje de nødvendige oplysninger, hvorefter der skal trykkes på 'Udført'. Godkenderen kan derefter afslutte gennemgangen af udgifterne.

Bemærk! 

  • Processen er den samme for teamgodkendere og virksomhedsgodkendere. Som virksomhedsgodkender kan du se godkendelsesstatussen for en kortudgift direkte på siden Eksport samt på siden Udgifter. Virksomhedsgodkendere kan kun se  privat udlæg siden Udgifter.

  • Alle administratorer kan se udgifter til virksomhedsgennemgang, men det er kun virksomhedsgodkendere, der specifikt får besked om at gennemgå udgifterne.


Ofte stillede spørgsmål

Hvem kan være godkender?

  • Teamgodkender – du kan vælge alle, der bruger Pleo

  • Virksomhedsgodkender – en administrator eller bogholder

Hvad kan en teamgodkender foretage sig i Pleo?

  • Angiv forbrugsgrænser for teammedlemmer

  • Kortadministration: Aktivér/deaktiver kort på vegne af teammedlemmer

  • Oversigt over teamets udgifter i realtid

  • Gennemgå udgifter, der er foretaget af teammedlemmer

Hvad sker der, hvis teamgodkenderen også er virksomhedsgodkender? Hvordan håndterer vi det?

  • Når de afslutter gennemgangen, tæller den som både team- og virksomhedsgennemgang.

Kan der være flere godkendere i flere teams?

  • Det er kun muligt at være medlem af ét team.

  • Et enkelt team kan dog have flere godkendere.

  • En godkender kan også gennemgå udgifter for flere teams på én gang.

Kan godkendere godkende deres egne udgifter?

  • Nej, de kan ikke godkende deres egne udgifter.

  • En person, der er godkender for ét team (f.eks. Team 1), kan dog også være medlem af et andet team (Team 2). I denne situation bliver vedkommendes udgifter gennemgået af godkenderne for Team 2.

Får godkendere notifikationer i realtid?

  • Hver enkelt udgift, der falder inden for den angivne tærskel, vises med det samme i godkenderens gennemgangsfeed i både Pleos mobil- og webapp.

  • Hvis du har separate tærskler, kræves der kun én gennemgang – men alle godkendere kan se udgifterne i deres feed.

Kan jeg aktivere team- og virksomhedsgennemgang på samme tid?

  • Du kan aktivere både team- og virksomhedsgennemgang, men de er ikke fortløbende trin. Det betyder, at du kan aktivere begge trin eller bare det ene. Gennemgangstrinnene skal ikke udføres i en bestemt rækkefølge. Valget er dit og afhænger af virksomhedens behov.

  • Det er vigtigt at bemærke, at når du sætter både team- og virksomhedsgennemgang op, betyder det, at privat udlæg kun kan tilbagebetales, når begge disse godkendelser er udført.

Hvad sker der, hvis teamgodkenderen og virksomhedsgodkenderen gennemgår den samme udgift, men vurderer den forskelligt?

  • Herunder kan du se den endelige status for hver enkelt mulige gennemgangskombination.


Kan du ikke se godkenderens mulighed?

Find ud af, om dit abonnement giver dig adgang til denne funktion:

Var denne artikel nyttig?

Fantastisk!

Tak for din feedback

Beklager, at vi ikke var nyttige

Tak for din feedback

Fortæl os, hvordan vi kan forbedre denne artikel!

Vælg mindst én af grundene

Feedback sendt

Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen