Denne artikel forklarer alle de måder, du kan tilføje en digital kvittering (sendt til dig via e-mail) til en udgift i Pleo-appen. Mulighederne er følgende:
Automatisk registrering af kvitteringer via e-mail med Fetch (den bedste måde)
"Forward" af e-mail til Pleo (den næstbedste måde)
Manuel upload (den mindre anbefalede, men ikke desto mindre nemme mulighed)
Automatisk registrering af kvitteringer via e-mail med Fetch
Hvis du tillader det, vil Fetch automatisk scanne din arbejdsmail og automatisk tilføje kvitteringer fra online køb til Pleo-appen. Dette er den løsning vi mest anbefaler, fordi den er helt automatiseret. Den er også tilgængelig for alle Pleo-kunder uden ekstra omkostninger.
Sådan opsætter du Fetch
I mobilappen:
Gå til fanen "Konto" (ikonet nederst til venstre). .
Vælg "Power-ups".
Aktiver Fetch, og følg trinnene som kommer op, for at forbinde din mailkonto med Pleo.
I webappen:
Klik på dit profilbillede og gå til "Min profil".
Klik på "Power-ups".
Klik på "Aktiver", og følg trinnene som kommer op, for at forbinde din mailkonto med Pleo.
Overvejelser for jeres IT-afdeling
Visse organisationer har deres eget sæt it-regler og filtre for arbejdsmails, herunder indstillinger, der kan blokere Fetch.
Hvis din organisation bruger Gmail
Hvis din it-afdeling beslutter at tilbagekalde adgangen til Fetch, kan dette gøres fra Google Workspace-administrationspanelet.
Hvis din organisation bruger Microsoft 365
Fetch fungerer med alle Microsofts cloud-baserede e-mailtjenester, dvs. Office 365 (Outlook) eller Exchange Online. Når det er sagt, har medarbejderne måske ikke den rette tilladelse til at aktivere en tjeneste som Fetch. Der er et par scenarier i dette tilfælde:
Når medarbejderen forsøger at aktivere Fetch via Pleo-appen, får medarbejderen en pop-up, der beder dem om automatisk at give deres it-administrator besked om tilladelse.
Eller
Medarbejderen ser ikke en pop-up, og i så fald skal han/hun finde en anden måde at kontakte sin it-afdeling på og anmode om tilladelse.
Som it-administrator opfordrer vi dig til at kigge på din organisations e-mailindstillinger, før Fetch-relaterede spørgsmål kommer ind:
Indstil de relevante tilladelser i Microsoft 365 (aktivering af brugernes samtykke til apps).
Afhængigt af den nuværende opsætning skal du muligvis også give adgang på forhånd til alle, der ønsker at bruge Fetch. Bemærk, at du skal have globale administratorrettigheder for at kunne gennemføre dette trin.
Hvorfor Fetch er begrænset til en enkelt arbejdsmail
Vi får nogle gange spørgsmål fra kunder, der håber at kunne forbinde Fetch med mere end én e-mailadresse. Målet kan være at forbinde en privat e-mail med Fetch, så kvitteringer fra B2C automatisk sendes til Pleo. En anden type forespørgsel vedrører tilføjelse af en delt e-mail-konto (f.eks. når flere medarbejdere i samme virksomhed har kvitteringer på en delt konto som billing@my-company.com). Vi kan ikke lide at skuffe vores kunder, men Fetch er i øjeblikket begrænset til en enkelt arbejdsmail. Årsagen er todelt:
Når det drejer sig om at forbinde en privat e-mail-konto, er der en chance - omend lille - for at Fetch videresender det forkerte til Pleo. Og den forkerte ting vil være synlig for din organisations Pleo-administrator, bogholder og alle dine kontoreftersynere. Så vi har nægtet vores kunder denne mulighed, så denne situation aldrig kan opstå.
Når det drejer sig om delte e-mail-konti, ville understøttelse af denne funktionalitet være i strid med vilkårene og betingelserne for Gmail og Outlook. Så det er ikke noget, vi kan tilbyde lige nu.
"Forward" af e-mail til Pleo
Denne mulighed er mindre automatiseret end Fetch, men hurtigere end manuel upload af en kvittering. Du skal blot vælge den e-mail, der indeholder din kvittering, og videresende (eng. "Forward") den til forward@fetch.pleo.io. Du behøver ikke at have Fetch aktiveret for at bruge denne mulighed, så det kan næsten ikke være simplere!
Kvitteringen vil automatisk blive matchet med den pågældende kortbetaling. Det eneste krav er, at kvitteringen sendes fra den e-mailadresse, du bruger for at logge ind på Pleo.
Hvis en kvittering blev sendt til en personlig e-mailkonto, skal den sendes til din arbejds-e-mail, før den videresendes til Pleo. Uanset om du bruger Fetch eller Forward to Pleo, kan du altid indstille automatisk videresendelse fra en personlig e-mail til din arbejds-e-mail. Sådan fungerer det for Gmail og Outlook.
For at gøre livet lidt nemmere kan du desuden videresende dine digitale kvitteringer direkte til Pleo-appen med få klik.
Manuel upload
I Pleo-webappen:
Gå til siden Udgifter.
Vælg udgiften.
Klik på plus-ikonet for at tilføje en kvittering.
Upload en kvittering fra computeren.
Du kan også vælge at trække og slippe kvitteringen i feltet "Tilføj kvittering":
I mobilappen:
Klik på en udgift.
Upload din kvittering som et billede fra kamerarullen eller som en PDF-fil fra dine gemte filer: