Sådan tilføjer du en digital kvittering til en Pleo-udgift

Denne artikel forklarer alle de måder, du kan tilføje en digital kvittering (sendt til dig via e-mail) til en udgift i Pleo-appen. Mulighederne er følgende:


Automatisk registrering af kvitteringer via e-mail med Fetch

Hvis du tillader det, vil Fetch automatisk scanne din arbejdsmail og automatisk tilføje kvitteringer fra online køb til Pleo-appen. Dette er den løsning vi mest anbefaler, fordi den er helt automatiseret. Den er også tilgængelig for alle Pleo-kunder uden ekstra omkostninger.

Sådan opsætter du Fetch

  • I mobilappen:

    1. Gå til fanen "Konto" (ikonet nederst til venstre). .

    2. Vælg "Power-ups".

    3. Aktiver Fetch, og følg trinnene som kommer op, for at forbinde din mailkonto med Pleo.

  • I webappen:

    1. Klik på dit profilbillede og gå til "Min profil".

    2. Klik på "Power-ups".

    3. Klik på "Aktiver", og følg trinnene som kommer op, for at forbinde din mailkonto med Pleo.

Overvejelser for jeres IT-afdeling

Visse organisationer har deres eget sæt it-regler og filtre for arbejdsmails, herunder indstillinger, der kan blokere Fetch.

  • Hvis din organisation bruger Gmail

Hvis din it-afdeling beslutter at tilbagekalde adgangen til Fetch, kan dette gøres fra Google Workspace-administrationspanelet.

  • Hvis din organisation bruger Microsoft 365

Fetch fungerer med alle Microsofts cloud-baserede e-mailtjenester, dvs. Office 365 (Outlook) eller Exchange Online. Når det er sagt, har medarbejderne måske ikke den rette tilladelse til at aktivere en tjeneste som Fetch. Der er et par scenarier i dette tilfælde:

  1. Når medarbejderen forsøger at aktivere Fetch via Pleo-appen, får medarbejderen en pop-up, der beder dem om automatisk at give deres it-administrator besked om tilladelse.

    Eller

  2. Medarbejderen ser ikke en pop-up, og i så fald skal han/hun finde en anden måde at kontakte sin it-afdeling på og anmode om tilladelse.

Som it-administrator opfordrer vi dig til at kigge på din organisations e-mailindstillinger, før Fetch-relaterede spørgsmål kommer ind:

Hvorfor Fetch er begrænset til en enkelt arbejdsmail

Vi får nogle gange spørgsmål fra kunder, der håber at kunne forbinde Fetch med mere end én e-mailadresse. Målet kan være at forbinde en privat e-mail med Fetch, så kvitteringer fra B2C automatisk sendes til Pleo. En anden type forespørgsel vedrører tilføjelse af en delt e-mail-konto (f.eks. når flere medarbejdere i samme virksomhed har kvitteringer på en delt konto som [email protected]). Vi kan ikke lide at skuffe vores kunder, men Fetch er i øjeblikket begrænset til en enkelt arbejdsmail. Årsagen er todelt:

  • Når det drejer sig om at forbinde en privat e-mail-konto, er der en chance - omend lille - for at Fetch videresender det forkerte til Pleo. Og den forkerte ting vil være synlig for din organisations Pleo-administrator, bogholder og alle dine kontoreftersynere. Så vi har nægtet vores kunder denne mulighed, så denne situation aldrig kan opstå.

  • Når det drejer sig om delte e-mail-konti, ville understøttelse af denne funktionalitet være i strid med vilkårene og betingelserne for Gmail og Outlook. Så det er ikke noget, vi kan tilbyde lige nu.


"Forward" af e-mail til Pleo

Denne mulighed er mindre automatiseret end Fetch, men hurtigere end manuel upload af en kvittering. Du skal blot vælge den e-mail, der indeholder din kvittering, og videresende (eng. "Forward") den til [email protected]. Du behøver ikke at have Fetch aktiveret for at bruge denne mulighed, så det kan næsten ikke være simplere!

Kvitteringen vil automatisk blive matchet med den pågældende kortbetaling. Det eneste krav er, at kvitteringen sendes fra den e-mailadresse, du bruger for at logge ind på Pleo.

Hvis en kvittering blev sendt til en personlig e-mailkonto, skal den sendes til din arbejds-e-mail, før den videresendes til Pleo. Uanset om du bruger Fetch eller Forward to Pleo, kan du altid indstille automatisk videresendelse fra en personlig e-mail til din arbejds-e-mail. Sådan fungerer det for Gmail og Outlook.


For at gøre livet lidt nemmere kan du desuden videresende dine digitale kvitteringer direkte til Pleo-appen med få klik.


Manuel upload

  1. Gå til siden Udgifter.

  2. Vælg udgiften.

  3. Klik på plus-ikonet for at tilføje en kvittering.

  4. Upload en kvittering fra computeren.



Du kan også vælge at trække og slippe kvitteringen i feltet "Tilføj kvittering":


  • I mobilappen:

  1. Klik på en udgift.

  2. Upload din kvittering som et billede fra kamerarullen eller som en PDF-fil fra dine gemte filer:


Tilføj en kvittering fra kvitteringsindbakken

Nogle gange er Fetch ikke sikker på, om en bestemt kvittering tilhører en udgift, du har registreret. Det kan eksempelvis være, at du har modtaget to meget ens kvitteringer i din e-mailindbakke. For at undgå fejl føjer Fetch ikke automatisk kvitteringer til udgifter, hvis der hersker den mindste tvivl om, hvorvidt kvitteringer og udgifter er et match. I stedet sender Fetch disse potentielt matchende kvitteringer til din kvitteringsindbakke hos Pleo. Dette er en privat indbakke, som kun er synlig for dig som bruger. Hvis du har en kvittering, der ikke automatisk blev tilføjet af Fetch, kan du tjekke din kvitteringsindbakke hos Pleo og føje den manuelt til den tilsvarende udgift. 


 Alle kvitteringer i kvitteringsindbakken kan tilføjes eller slettes af dig. De bliver automatisk slettet efter 30 dage.


Vi forsøger også at give dig besked om det, når vi har fundet en kvittering, der muligvis matcher en udgift. Det gør vi ved at vise dig en besked, når du åbner den pågældende udgift.


Sådan tilføjer du kvitteringer fra kvitteringsindbakken

  1. Slå Fetch til ved at følge instruktionerne ovenfor
  2. Åbn Pleo-appen
  3. Tryk på ikonet for kvitteringsindbakke øverst til højre 
  4. Hvis Fetch fandt mulige matchende kvitteringer, vil du kunne se dem her
  5. Gennemgå kvitteringerne for at finde den rigtig
  6. Tryk på kvitteringen
  7. Tryk på afkrydsningsfeltet for at føje den til en eksisterende udgift


Var denne artikel nyttig?

Fantastisk!

Tak for din feedback

Beklager, at vi ikke var nyttige

Tak for din feedback

Fortæl os, hvordan vi kan forbedre denne artikel!

Vælg mindst én af grundene

Feedback sendt

Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen