Med det tilpassede format kan du skræddersy eksporteringen af dine Pleo-udgifter. Du kan justere data, så de er kompatible med dit foretrukne regnskabssystem (NetSuite, Sage 200c, Navision osv.). Nedenstående trin fører dig gennem engangsopsætningen af det tilpassede format. Når du først har fået dit format tilpasset dine regnskabsbehov, sparer du masser af tid ved ikke at skulle ændre eksportfilen hver gang.
Trin 1: Vælg det tilpassede format
Klik på Indstillinger.
Klik på Regnskab.
Klik på Opret dit eget format:
Trin 2: Tilføj dine modkonti
Vælg et modkontonummer til dine udgifter til Pleo-kort. Vi anbefaler at oprette en ny konto i din kontoplan på samme måde, som du ville gøre det i forbindelse med en bankkonto.
Hvis Udlæg er aktiveret for din virksomhed, skal du vælge en konto til dine Pleo privat udlæg. Dette vil være den mellemregningskonto, udgifterne konteres i forhold til, indtil de bliver betalt tilbage. Angående Udlæg skal du også vælge en konto for private udlæg til tilbagebetalinger. Det vil typisk være den konto, du sender tilbagebetalingen til dine medarbejdere fra.
Trin 3: Tilføj dine momskoder
Hvis dit regnskabssystem tillader import af momskoder, kan du også tilføje disse:
Trin 4: Vælg dit filformat
Du kan tilpasse filformatet ud fra dine behov ved at klikke på knappen, hvor der står Formatindstillinger: én linje og XLSX. Her har du mulighed for at vælge mellem én linje (se venstre indstilling nedenfor) eller flere linjer (se højre indstilling nedenfor). Du kan også vælge mellem at eksportere Pleo-udgifter i en .csv-fil eller en Excel-fil.
Trin 5: Konfigurer data, der skal eksporteres til dit regnskabssystem
I det næste trin skal du fortælle Pleo, hvilke data du vil inkludere i din fil.
Når du ved, hvad du har brug for fra Pleo, kan du indtaste dine ønskede kolonneoverskrifter i kolonnen "Navn" og vælge de respektive data i "Datakilde". Kolonnen "Eksempel" giver en visuel idé om, hvordan formatet ser ud i den eksporterede fil.
I kolonnen "Datakilde" kan du klikke på de tre små prikker ved siden af datakilden for at foretage ændringer som f.eks. at slette og vælge tallenes numeriske format. Du kan også vælge flere datakilder, hvis det er nødvendigt. Det er også muligt at ændre placeringen af forskellige kolonner til forskellige sekvenser.
Hvis du har brug for et frit tekstfelt, kan du vælge 'Statisk værdi' fra datakilden og derefter klikke på de tre små prikker for at tilføje værdien. Du kan for eksempel skrive bankkontonavnet i dit regnskabssystem under hver udgift.
Du kan finde en forklaring af hvert datapunkt i tabellen i slutningen af denne vejledning. De datapunkter, du vælger, vil sandsynligvis afhænge af det regnskabssystem, du bruger.
Hvordan ser du, hvordan din eksportfil kommer til at se ud? Klik på knappen Download en forhåndsvisning af en fil nederst på siden.
Trin 6: Gennemfør din første Pleo-eksport
Du er færdig! Godt arbejde. Nu kan du gå til siden Eksport og downloade dine udgifter i det format, du netop har konfigureret.
Definitioner af datapunkter i Pleo
Navn på datapunkt | Forklaring |
Kvitteringsnummer | Pleo opretter et kvitteringsnummer for hver udgift. Når du downloader en kvittering, vil kvitteringens filnavn være det samme som kvitteringsnummeret i tabellen. |
Dato for afregning | Den dato, hvor transaktionen afregnes |
Dato for godkendelse | Den dato, hvor transaktionen foretages |
Saldo | Wallet-saldo |
Afregnet beløb | Posteringens værdi i din Wallet valuta (oftest DKK) |
Reserveret beløb | Posteringens værdi i den oprindeligt faktureret valuta (USD, GBP, EUR). |
Afregnet valuta | Hvilken valuta købet er foretaget i |
Modkonto | Pleo-kontonummer i regnskabssystemet |
Navn på forhandler | Navnet på den forhandler, hvor købet blev foretaget |
Forhandlers landekode | Land, hvor forhandleren er registreret |
Navn på medarbejder | Den person, der ejer det kort, som er blevet brugt til at foretage købet |
Medarbejdernummer | Kode, der kan tilføjes i Medarbejderens indstillinger på siden Brugere |
Navn på kategori | Navnet på kategorien, som medarbejderne vælger, når de indberetter udgifter i Pleo |
Kontonummer | Nominel kode fra regnskabssystemet, der er knyttet til navnet på kategorien |
Note | Bemærk, at medarbejderen udfylder Pleo, mens der rapporteres udgifter |
Momskoder | Momskoder fra regnskabssystemet |
Status for gennemgang | "OK", "Skal bruge flere detaljer" ELLER "Ikke OK" – alle kan vælges af administratoren eller godkenderne |
Note for gennemgang | Note, hvis godkenderen har valgt "Skal bruge flere detaljer" eller "Ikke OK" |
Kvitterings-URL'er | URL-adresse, som giver dig mulighed for at klikke og downloade kvitteringen, hvis du er logget ind på Pleo som administrator |
Skattesats | Skattesats i procent |
Nettobeløb | Beløb efter fradrag af f.eks. skatter |
Skattebeløb | Skattebeløbet, der beregnes af Pleo baseret på skattesatsen |
Bruttobeløb | Beløb før skat |
Teamnavn | Kan oprettes på siden Brugere > Teams |
Teamkode | Koden kan føjes til hvert enkelt team |
Tag-id | Du kan indsætte et tag-id som eksempelvis et projekt-id, som du har angivet i regnskabssystemet |
Navn på tag | Navn på tag, som brugerne kan vælge, f.eks. et projektnavn |
Statisk værdi | Vælg en værdi for hver enkelt transaktion, f.eks. transaktionstypen |
Andre vigtige indstillinger
Var denne artikel nyttig?
Fantastisk!
Tak for din feedback
Beklager, at vi ikke var nyttige
Tak for din feedback
Feedback sendt
Vi sætter pris på din indsats og vil forsøge at rette artiklen